Indien OpenIMS-groepen en OpenIMS-functies exact hetzelfde ID hebben, krijgen gebruikers 's nachts automatisch de functies die horen bij de groepen waarin ze standaard zijn opgenomen.
Digitale werkplek
De e-mailclient binnen de Digitale werkplek is verbeterd met automatische plaatsing in het juiste dossier op basis van tags in het onderwerp van de e-mail, bijvoorbeeld #dossiercode#.
Er is nu ondersteuning voor Microsoft Graph om mailboxen uit te lezen van het Microsoft 365 online platform.
Het takenoverzicht toont nu ook documenten die zijn toegewezen aan een bepaalde functie, bijvoorbeeld helpdeskmedewerkers.
Er zijn extra instellingen om de modules Toepassingen, Kalender, Thema's en Groepen aan en uit te kunnen zetten.
De laatste zoekopdracht in het dossieroverzicht wordt nu onthouden.
Er kan per dossiercategorie worden gedefinieerd welke workflows beschikbaar zijn.
DMS
Bij een workflow overgang is het datumveld volledig vernieuwd.
In het uploadscherm zijn de workflows nu alfabetisch gesorteerd.
Overview
OpenIMS Overview is verbeterd met duidelijkere navigatie en extra groeperings- en sorteringsmogelijkheden.
Naast de bovenstaande updates zijn er ook bugs gerepareerd en prestatieverbeteringen doorgevoerd. Sommige nieuwe functies moeten eerst in de configuratie worden ingeschakeld.
De beveiliging van externe bibliotheken is verbeterd.
Het vastleggen van functies is in overeenstemming gebracht met de wijze waarop een gebruiker aan groepen kan worden toegevoegd.
Digitale werkplek
Een annotatie-actie wordt nu weergegeven in de documenthistorie.
DMS
Bij een workflow-overgang kan nu worden vastgelegd welke medewerker een stadium heeft gestart, zodat het document later automatisch kan worden teruggestuurd naar de juiste medewerker.
Het is mogelijk het omschrijvingsveld uit te schakelen in het eigenschappenscherm.
Er is nu een instelling om heralloceren binnen workflows volledig uit te schakelen.
Er kan nu bij een workflowstap worden ingesteld dat deze direct wordt uitgevoerd zodra de workflowknop wordt ingedrukt, zonder dat de medewerker een dialoogvenster te zien krijgt.
Overview
Er is nu een weergave per dossiercategorie en per dossier beschikbaar.
Functioneel beheerders kunnen nu extra weergaven maken voor bepaalde groepen. Bijvoorbeeld een speciaal overzicht specifiek voor projectmanagers.
Functioneel beheerders kunnen nu de standaardweergave per dossiercategorie instellen. Bijvoorbeeld een speciale weergave voor HRM-dossiers.
Documentassistenten kunnen nu direct vanuit een in Overview geselecteerd document gestart worden.
Het is nu ook mogelijk documenten in Overview aan te vinken en een assistent toe te passen op deze selectie.
Naast de bovenstaande updates zijn er ook bugs gerepareerd en prestatieverbeteringen doorgevoerd. Sommige nieuwe functies moeten eerst in de configuratie worden ingeschakeld.
De beveiliging van externe bibliotheken is verbeterd.
De beveiliging van zogenaamde entrypoints is verbeterd.
Het beheerscherm is wat overzichtelijker geworden.
ADG
Er is nu ook ondersteuning voor het uitvoeren van complexe voorwaardelijke ('if') instructies binnen documenttemplates.
DMS
Er is nu een nieuwe voorziening om folders, met of zonder inhoud, te kopiëren naar een andere locatie in het DMS.
Overview is aanzienlijk uitgebreid met voorzieningen voor het beheren van grotere volumes documenten; het biedt overzichten per categorie en dossier, waarbij de rechten strikt worden bewaakt. Gebruikers kunnen zelf views aanmaken, deze opslaan en indien gewenst doorsturen naar collega’s. Daarnaast kan een beheerder standaardviews instellen voor alle gebruikers.
Engelse taalelementen (meertaligheid) zijn verbeterd.
Naast de bovenstaande updates zijn er ook bugs gerepareerd en prestatieverbeteringen doorgevoerd. Sommige nieuwe functies moeten eerst in de configuratie worden ingeschakeld.
De beveiliging van externe bibliotheken is verbeterd.
Er is een handigere manier geïntroduceerd om een eigen keuze in een keuzelijst in te vullen.
De kalender bij een datumveld is voorzien van een nieuwe lay-out.
Digitale werkplek
Er kan nu gesorteerd worden op datum in het overzicht van de dossierlijst.
Medewerkers kunnen nu zelfstandig nieuwe webformulieren maken en velden toevoegen, zonder beheerrechten te hebben.
Voorzieningen zijn getroffen om per dossiercategorie aan te geven of dossiers in deze categorie gedeeld mogen worden op het extranet.
DMS
Verbetering van de weergave van zoektermen in dynamische samenvattingen.
Bij zoekresultaten wordt nu ook het metadataveld of het folderpad getoond waarin de zoekterm is gevonden.
Bij een workflowkeuze kan nu worden vastgelegd dat de persoon die de betreffende keuze heeft gemaakt, in een bepaald veld moet worden opgeslagen.
In de workflow-editor kan nu worden aangegeven welke metadatavelden verplicht zijn, voorheen kon dit alleen bij velddefinities.
Er is een instelling om beheerders standaard niet mee te nemen bij workflowovergangen. Alleen personen die expliciet in de juiste groepen zitten, worden dan nog meegenomen.
De favorietenlijst is nu ook een hoofdmenu-item geworden in het DMS-navigatiemenu, dat geactiveerd kan worden via het personaliseringsscherm.
BPMS
De dialogen en de workflow knoppen hebben een nieuwe moderne lay-out gekregen.
Naast de bovenstaande updates zijn er ook bugs gerepareerd en prestatieverbeteringen doorgevoerd. Sommige nieuwe functies moeten eerst in de configuratie worden ingeschakeld.
De beveiliging van externe bibliotheken is verbeterd.
Digitale werkplek
De favorietenknoppen op de startpagina worden nu beter verdeeld bij grote beeldschermformaten.
Medewerkers kunnen nu zelfstandig nieuwe webformulieren maken en velden toevoegen zonder beheerrechten.
DMS
Bepaalde velden in het eigenschappenvenster, dat na de upload-dialoog wordt getoond, kunnen worden uitgeschakeld in deze stap. Vervolgens kunnen ze in een vervolgscherm per document afzonderlijk worden ingevuld.
Het originele onderwerp van een e-mailbericht wordt apart opgeslagen, zodat gerelateerde e-mails achteraf kunnen worden gepresenteerd in het DMS.
OpenIMS Overview voorzien van een "maak favoriet"-knop. De favoriet wordt dan toegevoegd aan de centrale favorietenlijst.
OpenIMS Overview biedt nu ook de mogelijkheid om alle beschikbare velden via een uitklapmenu aan- of uit te zetten.
Naast de bovenstaande updates zijn er ook bugs gerepareerd en prestatieverbeteringen doorgevoerd. Sommige nieuwe functies moeten eerst in de configuratie worden ingeschakeld.
Nieuwe e-mailbibliotheek toegevoegd om de veranderende manier van aanmelden te ondersteunen voor platformen van Microsoft en Google.
Tweefactorondersteuning is verbeterd met de mogelijkheid om deze ook te stylen in een klantspecifiek inlogscherm.
ADG
Ondersteuning voor directe aansturing van updates in MS Word voor gegenereerde documenten.
Digitale werkplek
Het is mogelijk om eigen instructies toe te voegen aan de zoekpagina. Deze kunnen worden onderhouden via de WYSIWYG-editor.
Voor elke dossiercategorie is er een nieuw tabblad waarin gearchiveerde dossiers worden getoond.
DMS
Eindgebruikers kunnen nu zelf de prullenbak openen en een verwijderd document terugzetten.
Naast de bovenstaande updates zijn er ook bugs gerepareerd en prestatieverbeteringen doorgevoerd. Sommige nieuwe functies moeten eerst in de configuratie worden ingeschakeld.
Verbeterde indexering van EML e-mail bestanden waarbij de velden "aan", "onderwerp" en "datum" uit het bericht worden gehaald als metadata. Dit is nu vergelijkbaar met het indexeren van MSG bestanden.
Er is aan het OpenIMS platform een voorziening toegevoegd om QR codes te kunnen genereren bij documenten, webpagina's of andere toepassingen binnen het platform.
Er is een voorziening toegevoegd om twee afbeeldingen grafisch te kunnen vergelijken.
De two factor authentication (2FA) voorziening kan nu in de klantspecifieke vormgeving worden weergegeven.
Er zijn diverse voorbereidingen voor PHP 8.1 ondersteuning opgenomen.
Technisch beheer: De interne voorziening voor XML-tabellen is uitgebreid om een specifieke tabel op te kunnen zoeken. Indien u een XML-tabel bekijkt en een specifiek record opent kunt u nu dit record direct in de webbrowser bewerken of verwijderen.
Digitale werkplek
Meldingen van documenttaken zijn configurabel gemaakt. Een beheerder kan per document workflow aangeven of hiervoor meldingen moeten worden gegenereerd.
Het is mogelijk een gebruikersgroep het recht te geven om profielen van alle medewerkers te bewerken.
Automatische dossiernummering is sterk verbeterd.
Als een profiel van een medewerker wordt bekeken wordt, indien van toepassing, getoond dat deze medewerker niet meer in dienst is.
Bij bet beheren van dossier metadata is het aantal velden nu niet langer begrensd.
Bij een handmatig aangemaakte taak die wordt toegewezen aan een persoon kan nu een melding gegenereerd worden voor die persoon.
DMS
Er kunnen twee previews van bijvoorbeeld tekeningen met elkaar worden vergeleken in de webbrowser.
Er is voor beheerders een voorziening gemaakt waarmee grote hoeveelheden bestanden als ZIP bestand geëxporteerd kunnen worden. Deze voorziening is geschikt voor bestanden met paden die groter zijn dan Microsoft Windows ondersteund. Het betreffende ZIP bestand kan (deels) worden uitgepakt met bijvoorbeeld WinZip.
Een voorziening om bij zoekresultaten een preview te krijgen van gevonden documenten waarin binnen het document de zoektermen geel gearceerd zijn.
Verbeterde ondersteuning voor de OnlyOffice Microsoft Word compatible tekstverwerker. Hiermee kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd binnen hun webbrowser Microsoft Word documenten bewerken.
Extra voorzieningen om met documentselecties te werken. Hiermee worden zowel de oude als de nieuwe werkwijze beide ondersteund.
Mogelijkheid een eigen bedrijfslogo toe te voegen.
Het is nu bij het uploaden mogelijk om bestanden te overschrijven als de bestandsnaam verschillend is. Met een keuzelijst kan steeds de juiste bestandsnaam gekozen worden.
Bij het uploaden van bestanden kan nu meteen, per document, een veld, bijvoorbeeld document type, worden ingegeven.
ADG (Advanced Document Generator)
De mogelijkheid om meerdere bestanden direct tegelijk te openen is toegevoegd.
De ondersteuning voor complexe paragraaf constructies is sterk verbeterd.
Naast bovenstaande updates zijn er ook bugs gefixt en performance verbeteringen doorgevoerd. Wanneer u ooit een ticket heeft ingeschoten die heeft geleid tot een feature of bugfix, dan ontvangt u ook via dit ticket terugkoppeling over de realisatie ervan.
Voor het beheren van keuzelijsten is er nu een eenvoudigere en snellere voorziening.
ADG
Conditionele "includetext" elementen worden nu direct door ADG verwerkt wat o.a. veel sneller werkt.
Naast XML wordt nu ook JSON direct door ADG ondersteund.
Digitale werkplek
De knoppen van een proces in de digitiale werkplek kunnen een eigen kleur krijgen, zoals gedefinieerd in de workflow editor.
Telefoonnummer en e-mailadres in de "Wie is Wie" zijn klikbaar geworden, ook in zoekresultaten.
Metadata van een dossier kan tijdens het behandelproces optioneel ook worden weergegeven in een workflow dialoog.
DMS
Bij het indexeren van Outlook MSG bestanden worden nu ook de velden Van, Aan en CC als metadata meegenomen.
De zoekmachine heeft nu optioneel de mogelijkheid om gevonden documenten, met daarbinnen de gemarkeerde zoektermen, te tonen. Dit is beschikbaar voor PDF of naar PDF converteerbare formaten zoals DOCX.
De preview voorzieningen voor foto's van het DMS zijn uitgebreid.
Naast bovenstaande updates zijn er ook bugs gefixt en performance verbeteringen doorgevoerd.
Introductie van OpenIMS ADG. Vanaf deze versie is Advanced Document Generator beschikbaar in OpenIMS. Met OpenIMS ADG kunt u in bulk documenten genereren op basis van document bouwstenen, xml/json data (bijvoorbeeld relatiegegevens) en business rules. Zie https://www.openims.com/oplossingen/advanced_document_generator voor een beschrijving van OpenIMS ADG.
De Franstalige taalset is sterk verbeterd.
Digitale werkplek
Chat voorziening voor 1 op 1 chat en groepschat.
Nieuwe voorziening om een set van documenten te kunnen downloaden.
De taken teller toont nu overal het totale aantal taken.
De layout van de zoekfunctie van het dossieroverzicht is verbeterd.
In de procesbeschrijvingen kunnen nu checkboxen worden opgenomen waarmee de status van taken inzichtelijk wordt gemaakt.
Document preview ondersteund nu meer bestandsformaten zoals plaatjes en Libre Office bestanden.
DMS
Het favoriete documenten overzicht toont nu ook bestandsiconen.
De indexering en de samenvattingen van Outlook MSG bestanden zijn sterk verbeterd.
Ondersteuning voor metadata voor Bentley Microstation .dgn bestanden.
Naast bovenstaande updates zijn er ook bugs gefixt en performance verbeteringen doorgevoerd.
De code editor is uitgebreid met een voorziening om direct naar een specifieke coderegel te gaan.
Een nieuwe EXA voorziening om documenten te kunnen verdelen over meerdere schijven. Hiermee kunnen bijvoorbeeld gearchiveerde dossiers op een andere schijf geplaatst worden.
De naam van een workflow is nu ook klikbaar in het admin overzicht van beschikbare workflows.
Bij tweefactor authenticatie kan nu de organisatienaam in de QR-code worden aangepast.
Integratie met externe rapportagetools ondersteunt nu veel langere bestands- en foldernamen.
Zelftest meldingen bij netwerk restricties zijn verduidelijkt.
Digitale werkplek
Bij het wijzigen van een webpagina staat de knop "opslaan" nu onderaan zodat deze consistent is met andere dialogen.
De bouwsteen voor grafieken ondersteunt nu klikbare balken.
De postverwerkingsvoorziening is nu in meer stadia beschikbaar.
In de tijdslijn van een taak kunnen nu ook afbeeldingen worden geplaatst.
De digitale werkplek gaat nu beter om met gebruikers die lange tijd achter elkaar inactief zijn.
Recent bekeken dossiers worden nu verticaal uitgelijnd.
Documenten die niet aan een specifieke pagina hangen worden nu beter weergegeven in zoekresultaten.
In het taken scherm worden geen datasheets meer getoond.
Bij procesdossiers worden de procesknoppen nu alfabetisch gesorteerd.
De omschrijvingen in het taken centrum zijn verduidelijkt.
Het overzicht van dossiers en processen is uitgebreid.
De interne metadata XML opslag is geoptimaliseerd voor betere beveiliging en betere UTF-8 ondersteuning.
DMS
DMS workflow meldingen kunnen nu getoond worden via webnotificaties of via een iOS of Android App.
Overview ondersteunt nu ook custom datum kolommen.
Extra controle bij PDF conversie of de conversie server wel beschikbaar is.
Naast bovenstaande updates zijn er ook bugs gefixt en performance verbeteringen doorgevoerd. Wanneer u ooit een ticket heeft ingeschoten die heeft geleid tot een feature of bugfix, dan ontvangt u ook via dit ticket terugkoppeling over de realisatie ervan.
Verbetering voor de ondersteuning van antivirus softwareproducten in de SAAS omgeving van OpenIMS.
Nieuw type workflow event "vertraagd event" wat automatisch wordt uitgevoerd nadat een document of pagina is aangemaakt. Hiermee kan bijvoorbeeld een documentnaam worden gegenereerd of kan een geautomatiseerde taak uit worden gevoerd.
Het OpenIMS platform beschikt over een nieuwe opslag-engine genaamd EXA. Deze kan onder andere worden gebruikt voor encryptie, datacompressie, deduplicatie en het verdelen van grote hoeveelheden bestanden over meerdere opslagsystemen. EXA dient klant specifiek te worden ingericht.
Er is een command line interface (CLI) toegevoegd aan OpenIMS.
Het interface voor het bewerken van klantspecifieke configuraties heeft nu een reserveringsmechanisme.
In het kader van de inclusieve samenleving waar iedereen aan werkt worden termen als "master" en "slave" vervangen door "primary" en "secondary" binnen het clusterplatform. Dit geldt ook voor de zelftest "master server" welke is vervangen door "primary server". De "master" server is vanaf nu bereikbaar via primary.osict.com.
Digitale werkplek
De tijdslijn toont nu ook de dossiernaam indien een bericht in de tijdslijn van een dossier is geplaatst.
Content menu items binnen een groep of thema kunnen nu middels drag & drop worden verplaatst.
Degene die een taak aanmaakt kan deze nu ook verwijderen.
Proces uitbreidingen: Indien een groep medewerkers verantwoordelijk is voor het afhandelen van een taak (processtap) krijgen alle medewerkers uit deze groep een taak toegewezen. Vervolgens kan een medewerker deze taak reserveren en vervolgens afhandelen. Als de taak is afgerond gaat het proces verder.
Er zijn nu binnen een dossier relaties naar twee soorten dossiers: proces gerelateerde dossiers en standaard dossiers.
Je kunt nu direct vanuit een hoofddossier een gerelateerd procesdossier (zaak) aanmaken. Bijvoorbeeld een klacht bij een object.
Taken kunnen nu ook als notificatie in het meldingenmenu verschijnen.
MP4 videobestanden kunnen direct van het bestandsoverzicht worden afgespeeld.
Er kan worden geconfigureerd dat de standaard uploadvoorziening documenten met dezelfde naam altijd overschrijft.
DMS
De zichtbaarheid van workflowknoppen in een documentlijst is verbeterd.
Middels de workfloweditor kunnen workflowknoppen nu ieder een eigen kleur krijgen.
De datawarehouse functie (SYS_ExportDMSData2SQL) is uitgebreid om extra metadatavelden te kunnen exporteren.
Diverse performanceverbeteringen, met name voor mappen met veel bestanden.
Drag & drop kan nu direct vanuit Windows Explorer of Microsoft Outlook zonder eerst upload te hoeven kiezen.
Het verplaatsen van documenten is sterk verbeterd.
Het navigatie menu kan nu gepersonaliseerd worden.
De organisatie kan zelf zgn. font awesome iconen kiezen voor bepaalde standaardschermen.
OpenIMS Platform
OpenIMS sessies duren standaard 36 uur. De foutafhandeling als een sessie verlopen is, is veel gebruikersvriendelijker geworden.
De OpenIMS logboek viewer is uitgebreid met een grafische weergave. Een diagram toont het aantal log entries per dag voor de laatste 30 dagen.
Functie geïntroduceerd om te bepalen of het weekend of een nationale feestdag is, op basis van een datum.
De automatische detectie van de orientatie van foto's (portret of landschap) is sterk verbeterd.
De beveiliging van cookies is verbeterd.
OpenIMS Digitale werkplek
Gebruikers duidelijk maken dat verplichte verlden (nog) niet zijn ingevuld is veel gebruiksvriendelijker geworden.
Er zijn verschillende voorzieningen toegevoegd om procesgericht werken te ondersteunen. Binnen een proces zijn dossiers beschikbaar en er is een visuele overview van het proces en de status van het huidige dossier binnen dat proces.
Deze nieuwe voorziening voor processen heeft ook een voorziening om automatisch taken en documenten per fase te genereren.
Dossiers ondersteunen nu velden die alleen bekeken kunnen worden. Dit is met name nuttig voor gegevens die uit andere systemen (ERP, CRM, financieel, ...) gehaald zijn.
Het overzicht na het klikken op een hashtag is verbeterd, zodat je nu niet alleen naar berichten maar ook naar auteurs of groepen kunt navigeren.
Bij grote hoeveelheden dossiers worden nu standaard de laatste 3 bekeken dossiers getoond.
OpenIMS Outlook plug-in
De OpenIMS Outlook plug-in ondersteunt nu directe nagivatie naar dossiers en mappen binnen de Digitale Werkplek.
Bij het in OpenIMS opslaan van een inkomend bericht, wordt dit bericht in Microsoft Outlook voorzien van een uniek ID. Dit zorgt er voor dat de reactie(s) op dit bericht eenvoudig gekoppeld kunnen worden. Tezamen met de al bestaande voorziening voor het genereren van uitgaande e-mails kan hiermee dus al het e-mail verkeer gestructureerd worden vastgelegd.
Het OpenIMS Cluster is verder verbeterd en geoptimaliseerd.
OpenIMS heeft two-factor authentication (2FA) voorzieningen op basis van gangbare authenticators.
Het WYSIWYG veldtype beschikt over de mogelijkheid om opsommingstekens te gebruiken.
Digitale Werkplek
Het gebruiksprofiel toont alleen dag en maand en niet meer het jaartal.
Pagina statistieken kunnen worden bijgehouden in platformen als Google analytics of Matomo.
Admins kunnen, indien gewenst, gebruikersprofielen van andere gebruikers bewerken.
Zoeken naar personen is sneller geworden.
Ondersteuning voor # (hash tagging) en @ (gebruikerstagging) met autocomplete binnen het reactie veld.
Thema's kunnen nieuwsberichten bevatten en deze nieuwsberichten kunnen ook op de homepage worden getoond. De eigenaar van het thema kan dit zelf activeren.
Ingevulde webformulieren worden als melding getoond bij de medewerker die het formulier moet afhandelen.
DMS
Externe gebruikers worden niet langer ten onrechte getoond in workflow dialogen. Hierdoor zijn de keuzelijsten korter.
Bij het herstellen van een verwijderd document wordt de folder, als deze niet meer bestaat, ook hersteld.
V9, het nieuwste gebruikersinterface van OpenIMS, is voorzien van nieuwe iconen, een nieuw selectie mechanisme en een plus knop voor het aanmaken en uploaden van documenten.
Documenten kunnen direct vanaf de werkplek naar OpenIMS gesleept worden om ze te uploaden.
Outlook plugin
Een upload vanuit Outlook kan direct naar de juiste dossiermap binnen de OpenIMS Digitale Werkplek.
Concept versie (beta) nieuw OpenIMS V9 user interface aan OpenIMS toegevoegd.
De generatie van thumbnails is zich nu bewust van een cluster configuratie.
Concept versie (beta) voor OpenIMS EXA Storage Management, die ondersteuning biedt voor file encryptie, file compressie en op bestandsniveau ontdubbelen.
Concept versie (beta) ondersteuning van Two Factor Authentication op basis van Google Authenticator binnen OpenIMS.
Uitbreiding van de workflow editor waarmee per workflow status een toelichting (werkinstructie) inclusief plaatjes kan worden toegevoegd.
DMS
Eenmalig in een document plaatsen van document metadata door <<<veldnaam>>> in het document te zetten.
Automatisch generen van unieke dossierrefentienummers. U kunt een eigen voorloper invoeren die in het referentienummer wordt opgenomen. Dit referentienummer wordt automatisch gegeneerd bij de creatie van een dossier.
Digitale Werkplek
Er is een nieuwe voorziening gemaakt (toepassingstype) waarmee, met behulp van de OpenIMS Transfer Agent, iedere willekeurige Windows applicatie kan worden gestart vanuit de Digitale Werkplek.
Veldtype Keuzelijst kan nu meer dan 1000 regels bevatten en verwerken.
De Cloudsync voorziening is verbeterd, er kunnen nu bestanden met een spatie als laatste karakter worden verwerkt.
DMS
Overview (beta): middels deze voorziening kunnen functioneel beheerders grote hoeveelheden documenten eenvoudiger middels een Excelachtige interface analyseren. Tevens is het mogelijk eigen views te maken. De voorziening kan kolommen groeperen en filteren om zo op een andere manier op basis van metadata te kunnen navigeren.
De huidige afbeeldingen viewer is verder doorontwikkeld. Naast de lijst- en afbeeldingsweergave is er nu ook een gecombineerde weergave.
De OpenIMS Transfer Agent is vernieuwd. Aan de agent is het nieuwe logo toegevoegd. Daarnaast is er ondersteuning voor TLS 1.3 en IPV 6 ingebouwd.
In de OpenIMS Outlook plugin is het nieuwe logo toegevoegd. Daarnaast zijn er extra logging voorzieningen. Er kan nu ook intelligente verwerking van e-mailberichten op basis van de inhoud van een emailsubject worden ingericht.
De interface om de lokale beveiliging van een dossier aan te passen is vereenvoudigd. Onder andere worden medewerkers getoond die rechten hebben in het dossier i.p.v. alle gebruikers van het systeem.
CMS
De CMS toolbar is qua look en feel gelijkgetrokken met de OpenIMS V6 vormgeving en heeft het nieuwe logo gekregen.
De beveiligingsgraad van diverse beveiligingscomponenten is overal op minimaal SHA512 gezet.
Diverse verbeteringen in de performance van het OpenIMS Active Cluster.
Indien van toepassing zijn naast het veldtype 'Alle OpenIMS gebruikers' nu ook de volgende opties beschikbaar: 'Alle actieve gebruikers' en 'Alle externe gebruikers'.
DMS
De Outlook plugin is uitgebreid met de DMS-folder 'favorieten'.
CMS
Het is in Chrome nu mogelijk eenvoudig via 'Knippen en Plakken' een afbeelding in te voegen in de webpagina editor (WYSIWYG). Dit vereist wel een aanpassing in de configuratie.
De commentaren in de broncode en in het technisch logboek zijn aangepast, zodat ze ook voldoen aan de eisen van onze ISO 27001 certificatie.
DMS
Het overzicht per dossier is sneller gemaakt voor grote(re) hoeveelheden dossiers.
In dossier kunnen datasheets nu middels een optie in de configuratie onzichtbaar worden gemaakt.
In het geavanceerde uploadschermkan de optie 'overschrijf bestaande documenten' nu middels een optie in de configuratie worden verwijderd.
CMS
De voorziening in de webpagina editor (WYSIWYG) om ter plekke plaatjes toe te voegen, is sterk verbeterd. Dit vereist wel een aanpassing in de configuratie.
Systeem zelftest voor BOM (Byte Order Mark) karakters toegevoegd. Deze karakters kunnen door tekst editors zoals Notepad in configuratiebestanden worden geplaatst. Dit kan onverwachte bijwerkingen geven. Deze zelftest voorkomt dat.
De systeem zelftest toont nu ook de andere beschikbare servers in het cluster.
De snelheid en betrouwbaarheid van het cluster zijn verhoogd.
Er is een configuratievoorziening toegevoegd om de systeemdirectory waarnaar PLupload meerdere bestanden tegelijk uploadt, aan te passen. Dit is nodig indien er gebruik gemaakt wordt van een clusterconfiguratie met meerdere front-end servers per cluster node.
DMS
De Outlook-plugin kan nu ook e-mailberichten verwerken op basis een set gekozen metadata velden i.p.v. een dossier en locatie.
De systeemsetting useraccessperiod is toegevoegd waarmee de toegang voor gebruikers kan worden beperkt tot een bepaalde periode.
Er is een nieuwe annotatievoorziening toegevoegd op basis van PDFJS (pdfjsviewer). Hiermee kunnen medewerkers eenvoudig aantekeningen maken op documenten.
Er is een voorziening geïntroduceerd om documenten als favorieten te kunnen markeren.
De transferagent is uitgebreid met een voorziening om met bestanden automatisch gerelateerde bestanden te downloaden. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor gekoppelde Excel-documenten of achtergrondafbeeldingen bij een AutoCAD-tekening.
OpenIMS platform • In het cluster is de verwerkingssnelheid van grote hoeveelheden aan kleine bestanden verhoogd. • OpenIMS ondersteunt nu ook het uploaden van bestanden groter dan 2 GB (vergt aanpassing en test configuratie server en client). • In de cluster distributie worden nu ook thumbnails van documenten meegenomen. • Kapotte indexen worden vaker automatisch gerepareerd. • De workflow-editor is uitgebreid met een voorziening om opties niet alleen aan rechten te koppelen maar ook aan condities. Zo kan in de workflow bijvoorbeeld de optie Goedkeuring alleen worden getoond als een bepaalde waarde is ingevuld bij het document. • OpenIMS beschikt nu over een XML to SQL-engine om gegevens uit een XML-tabel 1-op-1 beschikbaar te stellen in een MySQL tabel. Daardoor kunnen complexere queries gemaakt worden. Ook kan de verwerkingssnelheid soms worden verhoogd. • OpenIMS biedt nu meer opties om lijsten te sorteren, bijvoorbeeld sorteren met het negeren van hoofdletters.
DMS • Mappen in het DMS kunnen nu ook worden versleept, op dezelfde manier als documenten. • Het DMS toont altijd de correcte folder als een hyperlink wordt geopend, ook als het document waarnaar de hyperlink verwijst naar een andere folder is verplaatst (bijvoorbeeld door een collega).
Implementatie van een SHA512-secured cookie om OpenIMS bestendiger te maken tegen eventuele CSRF-attacks (Cross Site Request Forgery).
De hersteltijd van het OpenIMS Atomic Active Cluster is verbeterd.
Het cluster is uitgebreid met voorzieningen om op clustervniveau unieke documentnummers te genereren.
Via nieuwe functies kan worden bepaald of een gebruiker nog is ingelogd of wanneer deze voor het laatst is ingelogd in het OpenIMS-platform. Zo kun je bijvoorbeeld in een smoelenboek of profielpagina laten zien of een collega online is.
OpenIMS CMS
De standaard productknoppen in de coolbar van het CMS kunnen nu ook bedrijfseigen teksten bevatten.
Er is een optionele extra validatie ingebouwd om de OpenIMS CMS coolbar niet te tonen op onderdelen waar de betreffende redacteur geen wijzigrechten heeft. Er wordt dan geforceerd omgeschakeld naar Site mode.
OpenIMS DMS
Dossiertypes kunnen nu worden gegroepeerd.
Standaard wordt boven een DMS dossier de omschrijving getoond. Het is vanaf nu ook mogelijk een andere tekst dan de dossieromschrijving boven een dossier te tonen. Deze kan worden samengesteld uit andere dossier metadata.
Boven een DMS-documentlijst kan ook de naam van een dossier worden getoond en staat een hyperlink om direct terug te keren naar het betreffende DMS-dossier.
De DMS-prullenbak toont nu ook de dossiernaam waarin het document stond op het moment dat het werd verwijderd.
De gebruikers-beheeromgeving is uitgebreid met de mogelijkheid te filteren op interne en extern gebruikers van OpenIMS.
De Outlook plugin is uitgebreid met een voorziening die ook de titel automatisch naar het DMS stuurt als een medewerker op een emailbericht klikt in Microsoft Outlook. Door het dosiernummer in de titel van de e-mail te zetten kan automatisch het juiste dossier geselecteerd worden.
Bij favoriete dossiers is het nu mogelijk de kolom dossiercategorie achteraan te zetten i.p.v. vooraan.
Met een nieuw type beveiliging, Private security, kunnen onderdelen zoals dossiers zelfs voor functioneel beheerders worden afgesloten: persoonlijke dossiers van directieleden bijvoorbeeld en ook militaire projecten met zeer hoge beveiligingseisen waarbij maar 2 of 3 medewerkers toegang mogen hebben. Deze setting zorgt er voor dat deze gegevens totaal beveiligd zijn en ook niet vindbaar zijn in de zoekmachine.
OpenIMS Active Cluster is uitgebreid met atomaire transacties (OpenIMS Atomic Active Cluster). Dit betekent dat voortaan meerdere OpenIMS servers in een cluster tegelijk gebruikt kunnen worden. Het reserveren van documenten en het bijwerken van (meta)data werkt dan goed als meerdere servers tegelijk gebruikt worden. Hiermee kan OpenIMS ook opgeschaald worden als een enkele server niet voldoende rekenkracht heeft. Daarnaast kan het cluster natuurlijk nog steeds gebruikt worden om standby servers op andere locaties up-to-date te houden.
De huidige clusterlogica is versneld om nog meer transacties af te kunnen handelen.
Velden Datum en Afbeelding kunnen nadat ze gevuld zijn ook weer volledig leeg worden gemaakt.
OpenIMS DMS
Bij document relaties wordt nu ook het aantal gekoppelde documenten getoond.
De standaard importvoorziening voor administrators is uitgebreid zodat de datum en tijd van het bestand uit de importfolder ook direct worden opgeslagen in het veld date dat te vinden is in het XML object van het betreffende document.
De iBabs-integratie is uitgebreid zodat een iBabs gebruikersID ook in het DMS kan worden gevalideerd om bepaalde documenten op te kunnen halen conform het rechtenmodel van OpenIMS.
Het uploadscherm van het DMS is aangepast om ook grote bestanden af te kunnen handelen.
OpenIMS CMS
De workflow-dialoog in OpenIMS CMS is aangepast zodat deze ook om kan gaan met grote hoeveelheden gebruikers (>500).
Diverse verbeteringen aan de OpenIMS interface met Seafile (open source cloudoplossing anders dan het Amerikaanse Dropbox, OneDrive of Drive).
De WYSIWYG editor ondersteunt nu ook programmacode waardoor klant specifieke functionaliteiten toe kunnen worden gevoegd binnen de WYSIWYG editor.
U kunt de generieke DMS uploadvoorziening voor meerdere documenten nu ook binnen een intranet en extranet inzetten.
Diverse verbeteringen aan de manier waarop formulieren binnen het product worden opgebouwd. Het gaat hier met name om de ondersteuning van opmaak stijlen.
Het systeemlogboek is uitgebreid met een auditvoorziening bij het aanmaken, bewerken en verwijderen van objecten in zowel dossiers als dossiercategoriën. Dit maakt de (verplichte) reproductie van de totstandkoming van dossier(categoriën) t.b.v. audit trails eenvoudig.
Aan de systeem zelftest zijn diverse systeemtesten toegevoegd, waaronder testen op de settings in de configuratiebestanden van OpenIMS en de server(s).
OpenIMS DMS
Voor Mac-gebruikers is de OpenIMS Java transfer agent vervangen door de nieuwe OpenIMS transfer agent onder de naam 'proton'. Proton heeft voor MAC-gebruikers niet de beperkingen van Java en ze kunnen net zo eenvoudig als met de windows transfer agent binnen het DMS documenten bewerken.
OpenIMS CMS
Op veler verzoek kunt u nu zeer eenvoudig afbeeldingen in content plakken. Eerst uploaden via de WYSIWYG-editor alvorens in te kunnen voegen is niet meer nodig.
Redacteuren kunnen in de WYSIWYG-editor nu over templates beschikken om content snel in een bepaalde standaard indeling te plaatsen, een veelgebruikt nieuwsbericht of memo bijvoorbeeld. Een OpenIMS-beheerder kan deze templates aanmaken, wijzigen en beschikbaar stellen.
De DMS-plugin kan op basis van scripts worden gemanipuleerd om de invoegfunctie contextgevoelig te maken. De knop 'Documenten uit DMS invoegen' toont dan direct de juiste set documenten om uit te kiezen.
Er is een nieuwe CMS-plugin gerealiseerd om een hyperlink naar een andere CMS-pagina aan te brengen binnen de CMS-site.
De knoppen op de CMS-werkbalk kunnen beschikbaar worden gesteld aan specifieke doelgroepen.
De communicatie tussen Open IMS-servers is met ssl4ip extra beveiligd.
Microsoft Excel-documenten kunnen nu eenvoudig worden uitgelezen waardoor de informatie bruikbaar wordt, ook als metadata.
Microsoft Excel-documenten kunnen met een component volledig op maat worden gegenereerd met informatie uit het DMS of andere informatiebronnen. U kunt nu eenvoudig uw vertrouwde Excel-sheets in het DMS 'nabouwen' en verrijken met de bekende workflowfunctionaliteiten van OpenIMS DMS.
OpenIMS DMS
De Outlook-plugin is doorontwikkeld met SSL-communicatie.
De opties van de functie ‘Opslaan in het DMS’ staan nu direct zichtbaar in standaard interface van Microsoft Outlook (niet verborgen achter ‘Invoegtoepassingen’.
Notificatieberichten na wijziging van een document, inhoud of status worden nu in HTML-formaat gegenereerd.
De leesbaarheid van OpenIMS DMS is voor iPad-gebruikers verbeterd.
U kunt er nu voor kiezen (setting) om een koppelteken te laten tonen voor documentnamen als die gerelateerde documenten hebben. De documenten met een documentrelatie zijn dan in één overzicht te onderscheiden.
U kunt er nu voor kiezen (setting) om een custom icon te tonen bij documenten in het DMS die zijn gedeeld met het Extranet.
OpenIMS CMS
De beveiliging van CMS-templates is uitgebreid met mogelijkheden om de knoppen ‘Terugtrekken’, ‘Eigenschappen’ en ’Verwijderen’ in de Surf & Edit-balk onafhankelijk van elkaar voor (groepen) gebruikers aan en uit te zetten.
Noot: Deze versie vereist minimaal versie 5.3 van PHP
Voor klanten die een productie- en uitwijkomgeving nagenoeg realtime gelijk willen houden, is nu het geavanceerde OpenIMS Active Cluster beschikbaar binnen het OpenIMS platform. Hierin zijn ook voorzieningen getroffen om bij een calamiteit de uitwijkomgeving het over te laten nemen en als de productieomgeving weer volledig operationeel is beide omgevingen volledig geautomatiseerd gelijk te trekken.
Beheerders krijgen nu een melding als de schijfruimte van het systeem onder een bepaald minimum komt (minfreespace).
Ten behoeve van accountants en auditors is de standaardrapportage van gebruikersrechten uitgebreid met de rollen waarover gebruikers in hun groepen beschikken. Die zijn nu in één overzicht duidelijk en hoeven niet meer per groep te worden bekeken.
Gebruikers die op inactief zijn gezet ontvangen geen notificaties meer.
In het gebruikersbeheer kunt u nu een externe gebruikerslijst genereren, waarin externe gebruikers die via een portaal of extranet documenten delen kunnen worden gescheiden van eigen medewerkers.
OpenIMS DMS
In Outlook kan de koppeling naar OpenIMS DMS direct in de hoofdmenubalk van Outlook worden geplaatst, waardoor de tab Invoegtoepassingen kan vervallen. Met die koppeling in de vernieuwde plugin kan in een (reactie)bericht direct een bijlage uit het DMS worden toegevoegd.
Ook de OpenIMS transferagent voor het Mac-platform is vernieuwd en vervangt de Java-applet. Gebruikers op Mac-omgevingen kunnen nu documenten bewerken zoals in de MS Windows-variant. Aangeven dat u klaar bent met het bewerken van een document is ook niet meer nodig, dat gaat met de nieuwe transferagent nu ook in Mac automatisch.
De kolommen zijn nu personaliseerbaar op dossierniveau. U kunt de standaard systeemkolommen uitschakelen en vervangen door organisatiespecifieke kolommen.
Offline werken aan documenten en die later synchroniseren met het DMS kan nu met Seafile, dat volledig is geïntegreerd in het OpenIMS-platform. Met deze open source cloudoplossing zijn onze gebruikers niet langer aangewezen op (het Amerikaanse) Dropbox, OneDrive of Drive.
OpenIMS CMS / SocialIntranet
In OpenIMS CMS is een tweetal nieuwe veldtypes geïntroduceerd. Ten eerste een veld om het plaatsen van afbeeldingen aan een tijdslijn of in een nieuwsbericht in het juiste formaat te vergemakkelijken. Het tweede veld is een WYSIWYG veld waarbij de beschikbare WYSIWYG balk door de beheerder kan worden gewijzigd. Bijvoorbeeld door de gebruiker slechts twee slechts twee knoppen beschikbaar te stellen, zoals 'bold' en 'italic'.
De basisvoorzieningen van OpenIMS SocialIntranet zijn uitgebreid zodat videocontent kan worden geplaatst en notificaties kunnen worden verzonden naar gebruikersgroepen.
Noot: Deze versie vereist minimaal versie 5.3 van PHP
Het is nu eenvoudiger in het DMS documenten te becommentariëren. Commentaren die in het document worden toegevoegd, kunnen nu ook in een apart paneel rechts van het document worden getoond. Dit paneel toont de volledige stroom aan commentaren, je kunt commentaar toevoegen en direct naar het betreffende commentaar in het document navigeren. Ook kun je losstaande notities toevoegen.
Naast het versienummer kunnen nu ook andere codevelden worden meegenomen in de datawarehouse export van het DMS. Zo kun je op maat document- en gebruiksgegevens uit het DMS benutten in rapportagetools en berekeningen.
In de v6 layout wordt nu de lange titel van een dossier getoond, netjes links uitgelijnd.
In de folderboom worden (lange) titels nu consequent afgebroken.
OpenIMS CMS
In de editor is naast het reguliere uploaden van een afbeelding een nieuw veld toegevoegd. Zet je dit veld aan, dan kun je daarmee een afbeelding uploaden en direct uitsnijden en bewaren binnen de webbrowser.
De uploadvoorziening van het DMS om meerdere bestanden in één opdracht te uploaden is nu ook in het CMS beschikbaar. Daardoor kan je nu ook in sociale intranettten en document distributie extrannetten meedere bestanden in één moeite uploaden.
De OpenIMS Outlook addon is uitgebreid met een voorziening om een geopende email in het DMS te archiveren. Ook is het nu mogelijk documenten vanuit het DMS in te voegen in een e-mailbericht.
De OpenIMS Word addon is beschikbaar. Daarmee kunnen documenten die onder bewerking zijn vanuit Word direct worden opgeslagen in het DMS.
OpenIMS CMS
De OpenIMS Social addon vereenvoudigt het implementeren van sociale intranetten en de integratie met het DMS.
OpenIMS
Het OpenIMS ontwikkelplatform is uitgebreid met de ACE-editor. Deze javascript code editor kan worden vergeleken met Eclipse en VIM, maar is webbased. De ACE-editor maakt voorzieningen als Syntax highlighting mogelijk.
Verbetering OpenIMS datum veld onder Internet Explorer 11.
De logging bij het bewerken van document workflows is uitgebreid, zodat achteraf kan worden bekeken wie een workflow heeft aangepast en wat er is veranderd.
Het logboek 'History multi-downloads' is toegevoegd om te registreren wie welke documenten heeft gedownload via de DMS downloadoptie.
Versie 6.0 is vanaf heden beschikbaar voor alle OpenIMS opdrachtgevers. Neem contact op met de helpdesk om een testversie te activeren van deze volledig vernieuwde OpenIMS versie.
Het is nu ook mogelijk functies te definieren, zoals HRM manager of ICT manager, om daar vervolgens één of meerdere medewerkers aan te koppelen. U kunt dit bijvoorbeeld inzetten in de autorisatie workflow van kwaliteitshandboeken. Zo voorkomt u de beheerinspanningen die het gevolg zijn van functieveranderingen van medewerkers. Door eenvoudig een functie te benoemen en aan de workflow van een document toekennen. OpenIMS stuurt dan een notificatienaar de perso(o)n(en) die aan de functie zijn gekoppeld. Een medewerker kan meerdere functies bekleden.
De documentnaam die de gebruiker op zijn desktop, of ander device, ziet als hij een document opent, is nu gelijk aan de naam die intern in het DMS wordt gebruikt. Deze setting moet worden geactiveerd door de helpdesk van OpenSesame ICT.
OpenIMS DMS
Een e-mailbericht of bijlage opslaan in een nieuwe map, kan nu direct vanuit de Outlook plugin (als de gebruiker over de juiste rechten beschikt). Om de map aan te maken, hoeft u niet eerst de DMS-interface te openen.
In het kader van de ondersteuning van de archiefwet en overige regelgeving wordt er geregeld nieuwe logging toegevoegd. In dit geval gaat het om de systeem logboeken: - Bulkbewerkingen door een beheerder in een DMS-dossier: metadata, document workflows); - Lokale beveiliging in het DMS: activeren, verwijderen, gebruikers in groepen/rollen plaatsen/verwijderen, groepen koppelen aan rollen of verwijderen; - Bewerken van velden in de administrator omgeving: aanmaken, bewerken, verwijderen (ook waardes van keuzelijsten); - Verbetering logging bij verwijdering BPMS records in het Delete Objects logboek.
OpenIMS Portaal
De look and feel van de OpenIMS Portaal server is gelijkgetrokken met v6. Daarbij is het nu ook mogelijk portlets te verslepen. Hierdoor kunnen eindgebruikers een gepersonaliseerde startpagina samenstellen.
OpenIMS DMS De vaste afmetingen van het linker en rechter gedeelte van de overzichtsschermen in het DMS is losgelaten. De gebruiker kan nu de verhouding tussen linker en rechter gedeelte kiezen.
OpenIMS CMS De grootte van het WYSIWYG scherm is nu volledig vrij in te stellen (resizen).
OpenIMS
In de Outlook plugin is een setting toegevoegd om op rechten te controleren. Als de gebruiker een bericht plaatst in een locatie waar hij geen rechten toe heeft, krijgt hij een foutmelding.
Bij de wachtwoordvalidatie worden nu ook oude wachtwoorden vastgelegd. Een gebruiker die een nieuw wachtwoord kiest, kan daardoor niet oude wachtwoorden opnieuw gebruiken. Bovendien wordt variatie afgedwongen door kleine wijzigingen af te keuren. Bijvoorbeeld een 1 in een oud wachtwoord vervangen door een 2 volstaat niet. Bovendien kan er een verlooptijd worden toegekend aan een wachtwoord en blokkeert de inlog na een x aantal mislukte inlogpogingen.
Bulkbewerkingen worden nu op de achtergrond afgehandeld. Als een gebruiker meer dan 10 documenten heeft geselecteerd en die bijvoorbeeld verplaatst, kopieert of verwijderd hoeft niet meer te wachten tot het scherm is afgerond.
U kunt nu ook via iBabs zoeken naar documenten in het DMS. Documenten uit een specifiek dossier of een categorie binnen het DMS kunnen daartoe direct aan vergaderapplicatie worden gekoppeld (als deze functionaliteit bij de opdrachtgever is geactiveerd).
De (nieuwe) multi upload voorziening kunt u nu ook onder Internet Explorer 9 en hoger gebruiken.
Dagelijkse logging op de grote en beschikbare ruimte van alle schijven waarvan OpenIMS gebruik maakt.
In het actiemenu voor documenten kunt u de volgende opties uitschakelen: Email link, Template link, Delete link Delete (bij geselecteerde documenten).
U kunt zich nu abonneren op ‘folder signalering’. U ontvangt dan een signalering bij wijzigingen van documenten binnen een folder of een compleet dossier. Hoe vaak u een verzamelnotificatie ontvangt, kunt u zelf instellen.
OpenIMS CMS
De WYSIWYG editor kan nu onder Chrome en FireFox de volledige breedte van uw scherm benutten.
OpenIMS (V6)
Logout knop
Het scherm van het DMS wordt automatisch ververst nadat een document via de OpenIMS transfer agent in het DMS is gezet. Door deze auto refrsh fucntie heeft u zonder moeite direct een up to date overzicht.
In de navigatiebalk kunnen gebruikers nu een persoonlijke profielfoto plaatsen.
Het uploaden van bestanden in het DMS kan nu eenvoudig middels drag & drop en door bestanden te selecteren. Deze nieuwe uploadvoorziening werkt in alle moderne, ganbare webbrowsers (HTML5) en er hoeft geen software meer op de client te worden geïnstalleerd. In bestaande implementaties van OpenIMS DMS vervalt de java upload. Voor Internet Explorer blijft de active upload functioneren (kan worden gedeactiveerd).
Bij het selecteren van bestanden in de auto upload schermen kunnen nu ook eerder gebrukte selecties worden gekozen (vergelijkbaar met de Microsoft Outlook plugin).
De performance van de document view en annotatie tool is sterk verbeterd.
In de Microsoft Outlook add-on kunnen bestanden nu los worden opgeslagen en hernoemd.
OpenIMS (V6)
Portlets kunt u nu openen en dichtklappen, terwijl de status in OpenIMS wordt bijgehouden.
In de dagelijkse export uit de Datawarehouse kunnen nu specifieke codes worden meegegeven in de metadata velden.
Beheerders kunnen achtergrond processen nu handmatig pauzeren en starten.
Aan de documentenlijst kunnen extra kolommen worden toegevoegd. Hierdoor kunt u extra metadata laten tonen, zoals documenttype, workflow en datum.
In het zoekscherm kunnen alle documenten uit een dossier worden getoond door het zoekveld leeg te laten bij de zoekopdracht.
In het zoekscherm kunnen nu naast het vrije invoerveld ook standaard keuzelijsten worden getoond, zoals documenttypen en auteurs. U kunt dan eenvoudig uit de beschikbare waarden kiezen.
Overeenkomstige document formaten kunnen in het zoekscherm worden samengevoegd. U kunt bijvoorbeeld op Afbeeldingen zoeken waarbij dan alle afbeeldingsformaten worden getoond zoals, jpg, gif en png. Zoeken op Microsoft Word levert zowel doc als docx documenten op.
De universele document annotatie tool en document viewer bladeren sneller door documenten en hebben nu ook een zoekfunctie binnen documenten. De gebruikers interface is bovendien voorzien van verbeterde iconen.
Documenten in PDF formaat kunnen eenvoudig worden voorzien van metadata zoals documentnummer en barcode. Een factuur kan zo snel worden voorzien van boekstuknummer en een gescand poststuk bijvoorbeeld van een documentnummer.
Persoonlijke distributielijsten kunnen nu ook in het persoonlijke profiel worden aangemaakt en uitgebreid.
OpenIMS CMS
De volledig nieuwe versie van de CMS editor is geimplementeerd, waardoor de gebruikerservaring sterk is verbeterd.
OpenIMS
Replicatie voor DMZ omgevingen (extranet / document portalen) is voorzien van een aantal extra functionaliteiten om de beveiligde overdracht van bestanden te optimaliseren. Hierdoor kan OpenIMS documenten distribueren in alle gewenste configuraties van opdrachtgevers en voldoen aan uitgebreide en zware beveiligingswensen.
In het zoekmachinescherm kan er nu ook voor worden gekozen louter document workflows te tonen die ook worden gebruikt in het DMS. Ook kan als zoekoptie een keuzelijst worden getoond.
OpenIMS ondersteunt datawarehousing oplossingen door alle document en workflow gerelateerde informatie (inclusief historie) incrementeel te exporteren naar een CSV bestand of MySQL database. Het datawarehouse kan vervolgens via een ETL tool of import van de database de gegevens uit OpenIMS opnemen.
OpenIMS CMS
De nieuwste versie van TinyMCE is beschikbaar als content editor in OpenIMS CMS. Hiermee kunnen websites gebaseerd op OpenIMS CMS worden onderhouden in de nieuwste versies van webbrowsers.
OpenIMS DMS
DMS folders kunnen een eigen kleur krijgen. Zo kan in één oogopslag bijvoorbeeld duidelijk worden gemaakt dat bepaalde folders wel of niet via een extranet beschikbaar worden gesteld.
In de foto album-module van het DMS kan de gebruiker snel door een set afbeeldingen navigeren. Op dezelfde eenvoudige wijze kan door een lijst met previews van PDF-documenten worden gebladerd. De module ondersteunt de nieuwe webbrowsers en functioneert ook op een iPad (inclusief swipe ondersteuning).
Het OpenIMS platform is getest en gecontroleerd voor de ondersteuning van PHP 5.5.
OpenIMS ondersteunt het navigeren met de nieuwste versie van SugarCRM (7). Ook zijn er diverse voorzieningen toegevoegd om informatie tussen beide platformen uit te wisselen. Zo kunnen vanuit SugarCRM 7 direct documenten worden aangemaakt op basis van de OpenIMS assistent en kunnen vanuit het DMS direct gegevens (zoals naam, adres en woonplaats) worden opgehaald.
Open IMS DMS
Het DMS heeft nu standaard een archiefvoorziening. Worden dossiers, folderstructuren, metadata en documenten in het OpenIMS archief geplaatst, dan zijn die niet meer te bewerken. Functioneel beheerders of andere gebruikers met de juiste rechten kunnen gebruik maken van de archief zoekindexing en via de archief assistent een dossier in het archief plaatsen of er weer uit halen. Ook kunnen zij een vernietigingstermijn instellen.
De DMS packages voor postverwerking en kwaliteitshandboeken zijn geschikt gemaakt voor FolowMe multifunctionals. De gegevens van de gebruikers van de printer/scanners worden via het registratiescherm eenvoudig in het DMS geladen.
Door middel van barcodes is het met de vernieuwde packages mogelijk brieven en contracten na ondertekening automatisch van de juiste metadata te voorzien en op de juiste plaats op te slaan.
De standaard user interface van het DMS kan worden uitgebreid, bijvoorbeeld met 'document type' en 'datum creatie'.
OpenIMS popups worden nu automatisch binnen het scherm geschaald.
Het dossier favorieten wordt automatisch bijgewerkt als een dossier is verwijderd.
De preview afbeelding voor documenten, ook in PDF format, is nu qua grootte configureerbaar.
In de OpenIMS Outlook plugin kan nu een MS Outlook folder worden gekoppeld aan een DMS folder. Als een gebruiker een emailbericht naar een MS Outlook map sleept, wordt het bericht direct ook in de gekoppelde DMS folder geplaatst.
Met de universele document viewer kunnen nu alle gangbare documenten worden bekeken en voorzien van commentaar. Deze component kan ook in webportalen, applicaties voor papierloos vergaderen en mobiele applicaties worden geintegreerd (met OpenIMS conversie server).
De zoekmachine is uitgebreid om ook binnen een folder of vanaf een bepaalde folder te kunnen zoeken. Ook is het mogelijk op foldernamen te zoeken. zodat ook documenten worden gevonden die in een folder zitten waarvan de foldernaam de zoekterm bevat.
Standaard notificatie berichten in OpenIMS workflows kunnen van een HTML opmaak worden voorzien. Het is daardoor mogelijk de berichten te voorzien van een eigen indeling en teksten, metadata velden en bedrijfshuisstijl.
OpenIMS DMS Tabbladen opmaak ondersteuning in DMS lijsten voor Internet Explorer 10
OpenIMS Archief voorziening binnen het DMS geintroduceerd. Documenten in het archief kunnen niet meer worden bewerkt. De methodiek van archivering kan samen met de opdrachtgever worden ingericht.
De registratie van bijlagen in de OpenIMS Outlook plugin is uitgebreid met de mogelijkheid bestanden te selecteren die naar het DMS worden gestuurd. Daarnaast is het mogelijk bestanden te hernoemen voordat ze in het DMS worden geregisteerd.
In de OpenIMS Outlook plugin kan de grootte van het registratiescherm worden aangepast aan de wens van de opdrachtgever.
PDF preview is voorzien van een nieuwe opmaak.
Ondersteuning voor Internet Explorer 11.
OpenIMS CMS
Het is nu mogelijk af te dwingen dat bepaalde onderdelen van een CMS website direct de juiste workflow en CMS krijgen bij het aanmaken van een document.
OpenIMS
Bij alle velden in OpenIMS is nu informatietekst mogelijk. Een beheerder kan een informatieveld vullen met tekst die vervolgens het eigenschappenscherm wordt getoond aan een gebruiker. U kunt hier bijvoorbeeld invul instructies opgeven.
Herindexering van content en documenten is nu een achtergrondproces. Daardoor kan een bestaande zoekindex worden opgebouwd, terwijl de zoekfunctie nog steeds beschikbaar is. Dit betekent dat de zoekfunctie te alle tijde alle documenten kan vinden, zelfs tijderns herindexatie.
FPDF library is toegevoegd, hiermee kunnen PDF documenten worden gegenereerd met bijvoorbeeld product documentatie uit een catalogus database.
Remote Image conversie is geimplementeerd, Hierdoor kan de preview versie van een PDF bestand op een conversieserver worden gegenereerd ipv op de productie server zelf.
Bij beoordeling in de OpenIMS workflow editor door meerdere gebruikers zijn drie settings toegevoegd: - Notificatiebericht na iedere beoordeling door een gebruiker - Notificatiebericht nadat alle geselecteerde gebruikers een keuze hebben gemaakt - Voorziening om in een e-mail noticatie het bericht te voorzien van eigen tekst
De navigatie door grote documentlijsten in OpenIMS is sterk verbeterd. Behalve de vooruit en achteruit pijltjes, kan de gebruiker nu ook opeenvolgende (pagina)nummers aanklikken.
De standaard productlogging is verder uitgebreid met het geheugengebruik van de server.
De favorietenvoorziening van het DMS is uitgebreid met categoriën en folders. Behalve dossiers kunnen nu ook categoriën (dossierverzamelingen) als favoriet worden aangemerkt. In het folderblok bij een document kan nu ook een folder worden toegevoegd aan de favorieten. De favorietenlijst toont alle favorieten, zonder indeling in categoriën.
OpenIMS ondersteunt nu ook IPV6.
De replicatiefunctie is sterk verbeterd. Het kopieren van subsets van documenten naar andere DMS-servers (bijvoorbeeld van de intranet- naar de extranetomgeving) biedt de gebruiker nu meer mogelijkheden en gaat sneller en effectiever.
Het overzicht van gebruikers die een document hebben gelezen, is nu per workflow instelbaar. Voor elke workflow kan worden bepaald welke gebruikersgroepen de lees-historie in deze workflow mogen zien.
Aan de naamgeving van foldernamen in de DMS folderboom is een optie toegevoegd om foldernamen af te breken. De browser breekt dan lange foldernamen af, waardoor de breedte van de folderboom wordt beperkt.
Er is een nieuwe setting toegevoegd: deleteshortcutwithviewrightonsource. Deze stelt een gebruiker met louter leesrechten toch in staat een snelkoppeling naar een document te verwijderen.
De document actie 'e-mail' is aangepast zodat ook op een iPad en Android tablet het standaard e-mailpakket kan worden gebruikt.
Diverse beveiligingselementen rond interne foutmeldingen zijn verder verbeterd.
Ook voor 'tif' and 'tiff' bestanden is nu de preview functionaliteit beschikbaar (indien de voorzieningen voor het previewen van PDF en afbeeldingen in het DMS zijn geactiveerd).
De min-tekens die er in de folderboom op duiden dat een map is uitgeklapt, worden nu ook getoond in Chrome en Safari.
Wie Safari draait op een iPad, kan nu ook de DMS preview (vergrootglas icoontje) sluiten door eenvoudigweg op (of naast) de afbeelding te klikken.
Als de AutoCompleet-functie is geactiveerd, controleert de locale beveiliging van de folderboom of een Groep of Rol is geselecteerd.
Als een dossier bij het creëren aan groepen wordt toegekend, kopieert de assistent nu ook de locale beveiliging van de folderboom en groepen-structuur mee.
Het overzicht 'Recent Gewijzigd' toont nu standaard de documenten die door de ingelogde gebruiker zijn gewijzigd (i.p.v. de documenten van alle gebruikers).
In het document selectieblok kan nu de snapshot-functie worden uitgeschakeld.
De performance van de globale zoekfunctie is verbeterd.
De gebruiker kan nu dossiers als favoriet markeren. Per dossiercategorie verschijnt dan boven 'Recent bekeken dossiers' een extra blok met 'Favoriete dossiers'.
Bij de conversie van Word documenten naar PDF is de foutafhandeling en de conversie-logging van de performance monitor verbeterd.
De Webdav-ondersteuning iAnnotate synchronisatie is uitgebreid.
(Voor nieuwe installaties) is het package voor de Postregistratie omgeving uitgebreid: in het verwerkingsoverzicht voor het scannen is de knop 'Reserveer' toegevoegd.
(Voor nieuwe installaties) zijn in het package voor de Postregistratie omgeving de teksten in de e-mailnotificatie naar gebruikers aangepast.
Verbetering prullenbak Het is niet langer nodig documenten 1 voor 1 te selecteren en definitief te verwijderen. De prullenbak is uitgebreid met de mogelijkheid meerdere documenten aan te vinken en vervolgens ineens te verwijderen.
Melding 'geen toegang' in DMS dossier Klikt een medewerker op een dossiernaam in het overzicht 'Per Dossier' dan kan hij de melding krijgen dat hij geen toegangsrecht heeft. De medewerker kan dan de volledige folderboom van het dossier niet bekijken. Deze toegang tot de DMS folderboom kan worden geconfigureerd via het lokale recht 'folderboom beveiliging'.
Juiste dossiertype vanuit klikpad Een medewerker kan nu direct vanuit het klikpad ook terug gaan naar het overzicht 'Per Dossier'. Dan wordt direct de juiste dossier categorie geopend.
Geavanceerd zoekscherm instelling De workflows waarop gezocht kan worden zijn aangepast. De mogelijkheid bestaat nu bepaalde workflows uit te schakelen en de laatste workflow waarmee gezocht werd, wordt onthouden.
PDF preview in het DMS Middels deze voorziening kunnen medewerkers het eerste blad van een PDF document bekijken zonder het document te openen. Er wordt een vergrootglas getoond achter ieder document van het type PDF. Dit vergrootglas wordt ook getoond in het zoekresultaten scherm.
Uitbreiding webdav voor tablets De bestaande Webdav integratie is verder uitgebreid om op maat wensen van opdrachtgevers te kunnen ondersteunen. De Webdav integratie kan worden ingezet voor de ondersteuning van o.a. iPad's (tablets).
Nieuwe CMS Coolbar Voor het content management systeem (CMS) is een nieuwe, verbeterde werkbalk geïmplementeerd. Hiermee kan een contentbeheerder overzichtelijker werken. Verder blijft de Coolbar nu boven de content staan, is altijd beschikbaar en scrollt niet meer mee.
Zoeken op datumrange: 'van-tot' De OpenIMS DMS zoekmachine is uitgebreid met een setting waarmee de gebruiker op een datumrange kan zoeken. Binnen de zoekresultaten in het geavanceerde zoekscherm verschijnen dan de resultaten 'van-tot'.
Meerdere BPMS records selecteren Een BPMS gebruiker kan nu net als in het DMS meerdere records selecteren (aanvinken). Op basis van aanvullende assistenten kunnen de records in bulk worden bewerkt.
Outlook plugin uitbreidingen De Outlook plugin toont nu ook de dossiercategorie als een gebruiker op zoek is naar een dossier. Ook bestaat nu de optie om de lijst met dossiers waarop gezocht kan worden te beperken tot de dossiercategorien die de betreffende gebruiker mag zien.
Ondersteuning OpenOffice.org verbeterd Middels deze uitbreiding wordt de informatie in UTF8 aangeboden aan een OpenOffice document zodat de metadata geautomatiseerd in een document kan worden geplaatst.
Uitbreiding CC voorziening bij overgang in workflow Gaat een document naar de volgende stap in een workflow, dan krijgt de toegewezen gebruiker een notificatie. Nu kan daarbij ook een CC lijst worden meegegeven. De medewerkers op de CC lijst krijgen dan, naast de toegewezen gebruiker, ook een notificatie.
Vereenvoudiging editor voor toevoegen afbeelding en document Middels deze voorziening kan een content redacteur eenvoudiger een afbeelding en document toevoegen. Vanuit de editor kan een dossier worden geselecteerd om uit de folder boom van het DMS de afbeelding of het document te selecteren dat moet worden toegevoegd.
Uitbreiding DMS caching omgeving Op basis van deze nieuwe voorziening kan er worden gewerkt met een caching server en een productie server. Hiermee kan in overleg met de opdrachtgever een zeer schaalbare omgeving worden ingericht.
Document conversie Een beheerder kan aangeven voor welke document types de mogelijkheid wordt aangeboden die te converteren naar PDF. Hiervoor dient een conversie server beschikbaar te zijn.
Detectie van een iPad of een op Adroid gebaseerd (bijv. Galaxy Tab of HTC Desire) device OpenIMS detecteert middels de useragent het type mobile device waarbij alle hyperlinks naar documenten worden aangepast zodat een geautoriseerde medewerker de documenten direct (readonly) kan openen op het betreffende device. Dit vereist wel dat op het mobiele device de daarvoor benodigde applicaties geïnstalleerd zijn.
DMS PDF & Afbeelding preview In de lijst met documenten verschijnt er een knop om een PDF voorblad of afbeelding direct te kunnen bekijken zonder het document te openen. Hiervoor moet wel ImageMagic op de server worden geinstalleerd. Op verzoek (inrichting) kunnen ook andere documentformaten worden getoond.
Nieuwe versie CMS WYSIWYG editor Nieuwe versie TinyMCE voor de ondersteuning van nieuwe versies van webbrowsers en het beheren van content.
XSS filter Middels dit filter worden extra beveiligingsmaatregelen geactiveerd om Internetsites beter te beveiligen tegen aanvallen van hackers. Dit component moet per site worden geactiveerd.
Extra logging op systeem functies De standaard logging voorzieningen zijn uitgebreid met logging op Gebruikersbeheer, Gebruikersgroepen beheer, DMS folders (aanmaken/wijzigen/verwijderen), DMS Dossiers (aanmaken/wijzigen/verwijderen), OpenIMS velden (aanmaken, bewerken) en OpenIMS workflows (aanmaken, bewerken, verwijderen).
CMIS module Middels dit framework kunnen documenten en folderstructuren met andere systemen worden uitgewisseld en gesynchronisserd conform de CMIS standaard.
Autocomplete voorziening keuzelijsten en gebruikers selectie bij het toewijzen van een document Dit is een systeem setting waardoor alle keuzelijsten langer dan 25 keuzes automatisch een autocomplete veld worden. De standaard zoekfunctie blijft beschikbaar voor het veld. In het DMS worden alle standaard voorzieningen, bijvoorbeeld bij een stadium overgang, ook voorzien van een autocomplete functie om zo makkelijker de betreffende gebruiker te kunnen kiezen.
Functioneel beheerders zien deze voorziening terugkomen binnen de OpenIMS workflow editor waarbij metadata velden eenvoudig kunnen worden toegevoegd via de autocomplet voorziening. Daarnaast kunnen ontwikkelaars deze voorziening ook binnen applicatievelden gebruiken. Ontwikkelaars kunnen zelfs meerdere kolommen opnemen in dit autocomplete veld.
Foldersortering Folder sortering is niet langer gevoelig voor hoofdletters en kleine letters.
Uitbreiding OpenIMS Outlook plugin: direct overschrijven van DMS documenten Een gebruiker kan nu vanuit Outlook e-mail en bijlagen ook als nieuwe versie van een reeds bestaande e-mail en/of document toevoegen.
CMS Editor - DMS dossier keuze Via een aanvullende setting kan nu in de TinyMCE editor eerst een DMS dossier en daarna een folder of document binnen het dossier gekozen worden.
Versnelling OpenIMS transfer agent De OpenIMS transfer agent is enigzins versneld en ondersteund nu ook HTTPS (beveiligde) verbindingen. Ook heeft de Transfer Agent nu een progess bar.
Groepen en rollen Het is mogelijk bij een gebruikersgroep aan te geven of het een rol betreft. Een beheerder kan nu in het groepen scherm filteren op gebruikersgroepen of gebruikersrollen.
Datum veld uitbreiding Het veldtype Datum is uitgebreid met de optie HTML. Indien deze optie is geactiveerd wordt de javascript versie van het datumveld niet geactiveerd maar een volledige HTML versie. Hierdoor kan het datumveld gemakkelijker in websites met veel javascript worden ingezet, of juist een site waarin javascript niet gewenst is. Verder kan een beheerder ook de periode van de jaartallen opgeven.
BPMS aanpassingen Een beheerder kan nu bepaalde processtappen onzichtbaar maken via de optie "hidden". Daarnaast kunnen de verschillende icoontjes van de formulier statussen worden aangepast.
CMS Uitbreiding Site Creatie De uitbreiding biedt ontwikkelaars de mogelijkheid sitewizards te maken die een volledige subsite kunnen aanleggen met een paginastructuur en bijbehorende content.
CMS Inlogformulier Tijdens het openen van een webpagina waarop een inlogformulier is geplaatst krijgt het veld Naam direct de focus als de betreffende pagina wordt geopend.
DMS uitbreiding - PDF conversie Met deze uitbreiding kunnen alle type documenten naar PDF worden geconverteerd indien de document conversieserver de betreffende formaten ondersteund.
Voor ontwikkelaars In de ontwikkelomgeving kan op component niveau worden gewerkt met regelnummers. Hierdoor kan er bij een foutmelding makkelijker naar de betreffende regel worden genavigeerd in de programma code.
OpenIMS - SugarCRM 6.0 ondersteuning OpenIMS kan nu samenwerken met de nieuwste versie (6.0) van SugarCRM. De basiscomponenten zoals het direct kunnen zoeken naar NAW gegevens, extra knoppen in SugarCRM om direct naar een DMS dossier te gaan, metadata en OpenIMS SugarCRM portlets zijn allemaal overgezet.
DMS snelkoppeling locaties Binnen OpenIMS DMS kunnen snelkoppelingen naar documenten aangelegd. Nu kunt u vanaf het originele document ook zien op welke locaties in het DMS een snelkoppeling is gemaakt naar een bepaald document.
DMS Eigenschappen scherm document Voor bepaalde type documenten zoals PDF of afbeeldingen is nu ook mogelijk om direct in het eigenschappenscherm ook het betreffende document te tonen.
Volledige Dropbox integratie OpenIMS DMS kan nu in beide richtingen met Dropbox communiceren en documenten uitwisselen. Deze voorziening moet klant specifiek worden ingericht. Middels dropbox kunnen documenten beschikbaar worden gesteld op mobiele apparaten als iPhone, iPad, Android telefoons etc. Tevens maakt dropbox het mogelijk documenten offline te raadplegen of zelfs aan te passen.
SSL ondersteuning OpenIMS transfer agent De OpenIMS transfer agent kan nu via HTTPS communiceren met de OpenIMS server. U dient hiervoor naar de laatste versie van OpenIMS te upgraden en de nieuwste versie van de OpenIMS transfer agent te installeren. Daarnaast heeft u een SSL certificaat nodig.
Meertalige CMS subsite content verbindingen Met deze voorziening kunnen meertalige Internetsites worden ontwikkeld waarbij de verschillende content pagina's aan elkaar worden gekoppeld. Hierdoor kan een bezoeker van een Internetsite op iedere pagina van taal wisselen.
Contentboom editor De contentboom editor geeft CMS beheerders een volledig overzicht van de Internetsite in de vorm van een boomstructuur. De beheerder kan u onafhankelijk van de Internetsite de structuur aanpassen via drag en drop en ook het volledige content beheer is beschikbaar binnen deze contentboom beheer omgeving.
Admin Groepen / Rollen filter Hierdoor kunt u als beheerder eenvoudig de normale gebruikersgroepen en de gedefinieerde rollen van elkaar gescheiden bekijken. U kunt een gebruikersgroep markeren als een rol door het zogenaamde "locsys" recht aan deze groep toe te kennen.
Uitbreiding DMS eigenschappen scherm met beschikbare workflow keuzes Een gebruiker kan via deze voorziening direct vanuit het eigenschappenscherm een workflow keuze maken.
Generieke documentenlijst voorziening uitgebreid met beschikbare workflow keuzes De generieke voorziening om lijsten met documenten te maken is uitgebreid met een voorziening die na het kiezen van een document de beschikbare workflow opties toont afhankelijk van de rechten van de betreffende gebruiker. De uitbereiding ondersteunt ook het parallel goedkeuren van documenten.
Uitbreiding leesbare url ondersteuning Naast de standaard voorziening om een leesbare url te generen op basis van het klikpad (locatie) van een content pagina is het nu ook mogelijk een volledig nieuwe url in te voeren in het eigenschappen scherm. De content redacteur heeft dan zelf de volledige controle over de gebruikte url. Er is er ook speciale logica ontwikkeld om twee content pagina's die dezelfde url hebben gekregen netjes af te vangen.
Geavanceerd zoekscherm uitgebreid met Phrase search functie Deze nieuwe voorziening is beschikbaar voor opdrachtgevers die gebruik maken van de Sphinx2 zoekmachine. Hierdoor kunt u een zoekopdracht uitvoeren die op de ingevoerde frase zoekt.
CMS XML sitemap ondersteuning OpenIMS is nu in staat XML sitemaps te genereren conform de hiervoor beschikbare standaard. Deze zijn een belangrijk onderdeel van SEO (Search Engine Optimization). Een XML sitemap moet éénmalig worden ingericht en wordt daarna automatisch door OpenIMS onderhouden.
CMS 301 redirection ondersteuning Middels deze voorziening kan OpenIMS aan zoekmachines zoals Google doorgeven dat een bepaalde pagina vervangen is door een andere pagina. Dit kan middels het volledige geïntegreerde leesbare url mechanisme. U kunt de titel van de content pagina aanpassen waardoor de leesbare url wijzigt. Door de 301 ondersteuning zullen sites als Google de pagerank data overdragen van de oude naar de nieuwe URL. Dit is van belang voor SEO (Search Engine Optimization).
ActiveX versie Upload scherm uitgebreid met standaard knoppen Opdrachtgevers die gebruik maken van de upload voorziening waarmee documenten in het upload scherm konden worden gesleept, kunnen nu ook de opties die normaal onder de rechter muisknop zitten nu als koppen op het upload scherm starten.
Gebruikershistorie Indien dit is geactiveerd worden alle wijzigingen per gebruiker vastgelegd. U krijgt als beheerder zo per gebruiker te zien welke wijzigingen de betreffende gebruiker in zowel het Document Management als het Content Management systeem heeft uitgevoerd.
Ondersteuning voor Winmerge (www.winmerge.org) Hierdoor kunt u visueel bijvoorbeeld twee XML documenten met elkaar vergelijken.
Custom notificatie berichten bij een status overgang Middels deze voorziening kan het standaard OpenIMS statusovergang e-mail bericht worden uitgebreid met de wensen van de opdrachtgever.
User log bestand Indien een gebruiker wordt toegevoegd of verwijderd wordt dit vastgelegd in een OpenIMS User log.
Een medewerker kan een lijst met favoriete dossiers samenstellen. De lijst met favoriete dossiers wordt aan de rechterbovenkant van het "Per dossier" overzicht getoont. Deze optie kan via een configuratiesetting worden geactiveerd.
DMS verplichte velden automatisch een van * teken tonen
Per veld kan worden vastgelegd of een veld wel of niet verplicht is. Middels deze aanvullende configuratiesettting wordt op alle plaatsen waar het veld wordt toegepast zoals bij het eigenschappenscherm van een document een * getoond bij het betreffende veld.
DMS - PDF link vet
De link naar de PDF versie van een MS Word document wordt middels deze configuratiesetting vet gemaakt.
OpenIMS - SugarCRM links
Hiermee kunnen binnen OpenIMS hyperlinks worden geplaatst naar onderdelen binnen SugarCRM. U kunt hierbij denken aan een directe link naar het SugarCRM dashboard of naar de toepassingen Personen of Organisaties.
OpenIMS naar SugarCRM direct inloggen
Via deze optie kunnen medewerkers met zowel een account in OpenIMS als SugarCRM vanuit OpenIMS direct naar SugarCRM navigeren zonder extra in te loggen. .
DMS - Dossier titel in Browser tab
Als u in een DMS dossier zit wordt de titel van het dossier ook aan de webbrowser doorgeven of op de tabknop getoond.
DMS - Gekoppelde documenten. Via een configuratie setting is het mogelijk om in het gekoppelde documentenscherm direct alle gekoppelde documenten te selecteren. Hiervoor is het scherm uitgebreid met een documentenselectie portlet waarmee u direct de gekoppelde bestanden kunt printen, downloaden of via een assistent bijvoorbeeld per e-mail als attachments versturen.
DMS - Documentselecties aanpassen. Deze configuratie optie geeft u de mogelijkheid om de set van geselecteerde documenten voordat u op de geselecteerde set documenten een bewerking uitvoert aan te passen. Het gaat om de voorzieningen zoals het verplaatsen, kopiëren, verwijderen of koppelen van documenten. U kunt in dit scherm die documenten uitvinken waarop de actie niet van toepassing is.
CMS - Data opslag CMS formulieren. De opslag van webformulieren gegevens in OpenIMS CMS was in het verleden een XML object waarbij functioneel beheerders de inhoud van dit object naar een CSV bestand konden exporteren. Deze voorzieningen zijn beschikbaar gebleven maar de informatie wordt nu als OpenIMS BPMS datatabel opgeslagen.
Algemeen - Uitbreiding workflowstatus overgang. Met deze configuratie setting kunt u in de workfloweditor per statusovergang aangeven welke waarde van een specifiek metadataveld moet worden overgenomen.
Bekijken van DMS folders: een functioneel beheerder kan nu via de Lokale beveiliging aangeven welke gebruikersgroepen een lokaal beveiligde folder mogen zien.
Extra waarschuwing bij het verwijderen van een document dat koppelingen heeft met andere documenten; dit is een instelbare systeem functie.
Uitbreiding Document historie bij het handmatig overschrijven van een document.
Volgorde van gekoppelde documenten sorteren op datum, dit is een instelbare systeem functie.
Het OpenIMS Build nummer wordt getoond in het Onderhoudsscherm.
Introductie van extra tekst bij een DMS signaleringsbericht, dit moet worden ingericht.
CMS uitbreidingen
Extra voorzieningen geïntroduceerd om een loginscherm te ontwikkelen binnen bijvoorbeeld een internetsite. Een bezoeker kan in de vormgeving van de internetsite inloggen op het OpenIMS platform. Er is ook een uitlogvoorziening beschikbaar. Deze voorziening moet worden ingericht.
BPMS uitbreidingen
Een beheerder kan nu zelf een process ID invoeren.
DMS Conversie Microsoft Outlook .MSG bestanden naar EML
Hiermee kunnen Microsoft Outlook berichten worden omgezet naar een ISO standaard genaamd EML. Tevens is er een eenvoudige webbased EML viewer beschikbaar om een gearchiveerd bericht in te zien.
Configureerbaar Mailreturnpath
Hiermee kan bij het versturen van e-mail notificaties een returnpath worden meegegeven.
Foutmelding boven een formulier (CMS) of eigenschappenscherm DMS
In het verleden werd er bij de validatie van een formulier naar een vervolgpagina gegaan om de foutmelding te presenteren. Via een extra setting kan de foutmelding nu boven het formulier worden gepresenteerd.
Indexering XLSX en PPTX documenten
Hierdoor kunnen documenten in dit formaat ook worden doorzocht.
Indexering inhoud ZIP bestand
Alle indexeerbare documenten binnen een in het DMS geplaatst ZIP bestand worden aan de OpenIMS zoekindex toegevoegd.
Met deze uitbereiding kan een content pagina in meerdere talen worden aangemaakt. Deze voorziening is specifiek ontwikkeld voor het beheren van meertalige Internetsites die 1 op 1 moeten worden vertaald. Voor meertalige Internetsites die niet gelijk lopen zijn reeds diverse voorzieningen beschikbaar om de content te kunnen linken aan elkaar. Dergelijke meertalige ondersteuning moet mee worden genomen tijdens de technische implementatie van het project.
OpenIMS Rechtenoverzicht
De indeling van het rechtenoverzicht is aangepast. Hierdoor kunt u makkelijker per gebruiker achterhalen in welke gebruikersgroepen deze geplaatst en in welke lokaal beveiligde onderdelen de gebruiker is geplaatst.
In het In behandeling scherm kan de standaard scope worden ingesteld op Alles of Per dossier.
De optie voor het zoeken binnen "Dit dossier" kan als standaard zoekoptie geactiveerd worden binnen een dossier.
Permanente snelkoppelingen
Via deze voorziening kan een medewerker een snelkoppeling in het DMS aanleggen naar de documentversie die op dit moment actief is. Deze link blijft dus altijd de link naar deze versie. Daarnaast kan er een afwijkende omschrijving worden vastgelegd.
Metadata van shortcuts
In de workfloweditor kan vastgelegd worden dat snelkoppelingen bepaalde "eigen" metadata hebben. Deze metadata is onafhankelijk van de metadata van het brondocument, en kan met het DMS eigenschappenscherm vastgelegd / gewijzigd worden. De eigen metadata van snelkoppelingen kan eventueel middels maatwerk doorzoekbaar gemaakt worden.
CMSaanpassingen
JQuery javascript bibliotheek: De javascript bibliotheek JQuery (versie 1.3) wordt nu standaard mee uitgeleverd. Hierdoor kunnen internetsite ontwikkelaars direct gebruik maken van deze bibliotheek binnen webapplicaties en internetsites of applicaties op basis van OpenIMS.
Het is nu mogelijk om Tinymce als default CMS editor in te stellen, of om Tinymce als enige CMS editor in te stellen. Het gebruik van Microsoft Word binnen het CMS kan zo ontmoedigd of verboden worden.
Meertaligheidsmodule OpenIMS
Op basis van deze nieuwe module kan OpenIMS nu ook in andere talen naast Engels en Nederlands worden uitgeleverd. Standaard is het systeem nu ook in het Frans beschikbaar. Deze uitbreiding houdt ook in dat het systeem volledig meertalig kan worden opgezet bij de onderdelen: Metadata velden, Werkstromen, Dossiertypes, Folders, Assistenten. Hierdoor kan een organisatie met een OpenIMS inrichting een volledige documentstroom begeleiden door de organisatie.
DMS aanpassingen recent gewijzigd
Het is standaard mogelijk om de laatste 20 gewijzigde documenten waarop de betreffende gebruiker rechten heeft te tonen. Middels een aanvullende setting is het mogelijk in dit scherm alleen maar de laatste 20 gewijzigde documenten van de huidige gebruiker toont. Het is niet mogelijk documenten van andere medewerkers in dit overzicht te bekijken.
OpenXML (Office 2007) integratie
De voorzieningen voor OpenXML documenten - die door Microsoft Office 2007 en hoger worden gebruikt - zijn uitgebreid. Het is nu mogelijk om metadata op te nemen in .docx documenten, op een vergelijkbare werkwijze als bij Word 2003 documenten, maar zonder macro. Daarnaast kan in overleg met de opdrachtgever gekeken worden naar andere gewenste functionaliteit. OpenXML integratie is alleen beschikbaar op servers die gebruik maken van PHP 5. Binnen Office 2007 kan ook gewerkt worden met het 2003 formaat, alle OpenIMS voorzieningen voor Office 2003 integratie zijn dan beschikbaar. Tevens moeten de ontvanger en gebruiker beschikken over Microsoft Office 2007 of hoger.
Favorietenlijst voor Dossiers
Een OpenIMS DMS gebruiker kan op de "Per dossier" pagina zelf een lijst met favorieten samenstellen. Dit is een systeem instelling.
Deze release heeft als belangrijkste kenmerken het beschikbaar maken van een nieuwe (tweede) gebruikersinterface (UI / skin) naar aanleiding van de integratie met SugarCRM 5.0.
Workflow
Workflow voortgangsbewaking is nu per document instelbaar. In het onderdeel "In dit stadium is er geen voortgangsbewaking" kan er aan een metadata veld (tekst) een naam gegeven worden waardoor er per document een afwijkende voortgangsbewaking in kan worden gesteld op dag niveau.
BPMS
Veld type Bestand (BPMS). Hiermee kan een gebruiker een bestand uploaden en achteraf ook weer wijzigen. Het document wordt overigens niet opgenomen in het DMS.
Documentatie
De nieuwe versie Nederlandse functioneel / technische beheerders handleiding is beschikbaar.
Gebruikersbeheer
Deactiveren van een gebruikers account. Deze voorziening biedt beheerders de mogelijkheid om een account te deactiveren. Hierdoor blijven de gebruikersgegevens beschikbaar. In het verleden moest een dergelijk account uit de betreffende groepen worden gehaald en daarna verwijderd. Dit is dan niet meer nodig.
CMS Interface uitbereidingen
Vanaf nu is het ook mogelijk om binnen OpenIMS Content Management server zogenaamde assistenten te ontwikkelen om gebruikers te helpen bij het snel en eenvoudig creëren van nieuwsberichten, kennis items, etc. Verder kunnen via deze interface ook volledige custom CMS schermen worden ontwikkeld naar wens van een opdrachtgever.
CMS Coolbar uitbreidbaar
De standaard Coolbar die content redacteuren gebruiken voor het beheren van content kan ook worden uitgebreid met additionele knoppen of functionaliteiten
CMS Image editor
De OpenIMS WYSIWYG editor is uitgebreid met een voorziening om afbeeldingen binnen de webbrowser te kunnen bewerken. De editor beschikt over de volgende standaard voorzieningen: Resize, Crop, Roteren en Grayscall. Dit geldt voor installaties die voorzien zijn van PHP5.
Ondersteuning Microsoft Office 2007 document formaat (Indexering)
Met deze aanpassing binnen OpenIMS® kunnen documenten die in het nieuwe Microsoft Office formaat zijn aangemaakt ook worden geïndexeerd door de zoekmachine van OpenIMS®. Verder kunnen documenten in het Microsoft Word 2007 formaat, ook wel .docx genoemd, via het historiescherm met elkaar worden vergeleken.
DocuWiki is een open source WIKI omgeving die van alle gangbare functionaliteiten is voorzien, die van toepassingen zijn op een WIKI omgeving. DocuWiki dient op de OpenIMS® server worden geïnstalleerd, waarna deze binnen OpenIMS® kan worden geactiveerd. Hierna kan men o.a. gebruik maken van de gebruikersgroepen die binnen OpenIMS® zijn gedefinieerd en alle systeem parameters kunnen eveneens vanuit OpenIMS® worden aangeroepen. Let op: DocuWiki wordt "As is" ingezet. Documenten uit het DMS kunnen direct via de WYSIWYG editor op een WIKI pagina worden geplaatst.
Indexering van de inhoud van een DMS container
Alle documenten die zich in een DMS container bevinden worden geïndexeerd door OpenIMS®.
Ondersteuning documentlijsten & volledig flexibele DMS user interface
De uitbereiding zorgt ervoor dat er een DMS scherm kan worden ontwikkeld, waarbij andere kolommen dan standaard kunnen worden gebruikt. De basis van het scherm is een document query, waarbij een gebruiker door de lijst kan lopen via; "volgende" en "vorige" of van een geavanceerde filter voorziening gebruik kan maken.
Uitbereiding Microsoft Outlook plug-in
Microsoft Outlook plug-in is een uitbereiding om e-mailberichten zonder bijlage, met bijlage of enkel de bijlage op ieder gewenste plaats in het DMS te zetten.
Middels deze voorzieningen kan een zogenaamde OTAPU straat worden ingericht en kunnen collecties van applicatie code, velden en workflows naar de verschillende servers worden verplaatst.
Packagemanagement OpenIMS software
Hiermee kan een standaard stuk software worden uitgeleverd als een component. Bij het uitpakken van een dergelijk component kunnen dus; templates, folderstructuren, assistenten en bijbehorende source code, workflows en velden worden aangemaakt.
Packagemanagement Blueprinting
Op basis van een gedefinieerd package kan bijvoorbeeld een subsite worden geactiveerd. Uiteraard dient een dergelijk package met grote zorgvuldigheid te worden samengesteld.
OpenIMS Sharepoint Toolkit
Met behulp van de toolkit kunnen integratie trajecten worden uitgevoerd om informatie tussen OpenIMS en Sharepoint uit te kunnen wisselen. U kunt hierbij denken aan het ophalen of bijwerken van documenten in beide omgevingen.
Uitbereiding webformulier met bevestigingspagina, waarop de ingevulde gegevens worden gepresenteerd, zodat deze bijvoorbeeld door een bezoeker kunnen worden afgedrukt.
Locale beveiliging op Site niveau
Ondersteuning CMS Locale beveiliging Redactie model op Site niveau. Middels deze voorziening kunnen er binnen één OpenIMS site collectie meerdere websites worden beheerd waarbij er op de site een andere redactie model kan worden ingericht terwijl er wel gebruik kan worden gemaakt van bijvoorbeeld dezelfde werkstromen en gebruikersgroepen. Hierdoor kan een CMS component op verschillende subsites worden hergebruikt.
Nieuwe site creatie
Beheerders kunnen zelfstandig nieuwe sites aanmaken.
UTF 8 ondersteuning
Naast de reeds beschikbare manier om op basis van content filters de betreffende UTF 8 standaard te ondersteunen, zijn hiervoor nu aanvullende voorzieningen beschikbaar.
Hiermee wordt iedere wijziging aan een OpenIMS component vastgelegd. Tevens kan ook een oude versie van een component worden opgevraagd en eventueel worden hersteld.
Workflow niveau velden Readonly maken
Een functioneel beheerder kan op workflow niveau, per metadata veld aangeven of deze bij de betreffende workflow Readonly moet worden gepresenteerd, waardoor deze door geen enkele gebruiker aanpasbaar is.
Directe replicatie op document niveau
Hiermee kan een document direct (bijvoorbeeld na een goedkeuring) naar een andere OpenIMS server worden gestuurd, zodat deze daar ook beschikbaar is. Hierdoor hoeft niet iedere avond een volledige synchronisatie uit te worden gevoerd.
Configureerbaar "Documenten blok" DMS portlet
De verschillende links kunnen, indien gewenst worden uitgeschakeld en vervangen, of worden doorgelinkt naar andere links, systemen of toepassingen. Verder kan ook onder de knop DMS in de hoofdproduct balk de onderliggende hyperlink worden aangepast. Hierdoor hoeft er niet altijd meer naar het onderdeel Algemeen te worden gegaan.
Flexibel tonen van DMS assistenten
Hierdoor kan een assistent niet alleen in het daarvoor bestemde blok worden gepresenteerd, maar ook in de onderdelen: Document acties, Workflow Geselecteerde documenten, Nieuwe documenten, Zoekscherm.
Ondersteuning dossier types
In het DMS kan nu met meerdere dossier typen worden gewerkt. Per dossier type kan worden aangegeven welke gebruikersgroepen deze in mogen zien. Dit is een uitbereiding op het "Per dossier" scherm.
Mogelijkheid om tussen niveaus te sorteren en de mogelijkheid om aan te geven of tussen niveaus gekozen mag worden.
Drempels weg ondersteuning met betrekking tot
Label kan geplaatst worden door {{{veldnaam:}}} neer te zetten.
Ondersteuning PHP5
Standaard importeerbare DMS component om Dossiers te exporteren
Een aantal voorzieningen voor maatwerkprogrammeurs
Historieoverzicht wijzigingen maatwerk.
Parameteriseerbare php code velden.
Waarschuwing bij dubbel definiëren functies in maatwerk.
Standaard importeerbare component "Assignable Users Filter" in ondersteunende functies om de lijst gebruikers, achter het veld "Allocate to" / "Toewijzen aan" verder in te perken, dan OpenIMS® uit zichzelf zou doen.
Nieuwe functie binnen het standaard importeerbare "Security Filter" om dynamisch gebruikers lid van bepaalde groepen te kunnen maken.
Extra voorziening toegevoegd bij de specificaties van een BPMS proces om deze niet te indexeren in de zoekmachine (deze verschijnen hierdoor niet in de zoekresultaten).
Mogelijkheid om .php .css en .js bestanden in het DMS tekstueel te vergelijken in de historie.
Beheer
Verbeterde rechtencontrole in de zelftest.
Logboek voor overgenomen locks op bestanden ("openims_force_lock").
Inrichting (development)
Toevoeging van een nieuw type portlet "PHP + formulier: Hiermee is het mogelijk zelf een formulier (formtemplate) te maken en de velden te gebruiken uit de OpenIMS veldenlijst. Deze worden automatisch opgeslagen bij het portlet object. ($params["edit"]["...."]).
Voorziening om bij het aanmaken van automatisch gegenereerde HTML pagina's (webgenerator) extra code uit te voeren. ($myconfig[$sgn]["autohtml"]["createpage_postcode"] = ‘ <...phpcode...> ';)
DMS-assistenten kunnen nu in ieder willekeurig actieblok aan de rechterkant van het scherm geplaatst worden.
Met deze voorziening is het mogelijk om een specifiek dossier te doorzoeken. In het geavanceerde zoekscherm is de mogelijkheid toegevoegd om een dossier te kiezen, daarnaast heeft de zoekbox in het documentoverzicht de extra optie het huidige dossier te doorzoeken. Als deze voorziening wordt aangezet, moeten de full-text indexen opnieuw gegenereerd worden.
Ondertekende macro's (DMS)
OpenSesame heeft blanco Word/Excel/Visio documenten beschikbaar gemaakt, waarin een ondertekende macro opgenomen is. Men kan op basis van deze documenten templates maken met eveneens een ondertekende macro. Nieuwe documenten die van deze templates worden afgeleid, kunnen geopend worden terwijl het beveiligingsniveau "High" is ingesteld.
De ondertekende macro's kunnen ook in een oudere build van OpenIMS ingezet worden.
Om het portaal beter binnen een vormgeving van een bestaande intra/internet omgeving te integreren zijn de standaard "header" en "footer" te verwijderen en is de breedte van het portaal instelbaar. Voor de vormgeving van porlets en knoppen zijn divers uitbreidingen aan het SKIN Management toegvoegd. Portlets kunnen verplicht worden gesteld en het gebruik ervan kan aan groepen worden gekoppeld.
Definitie extra zoekindexen (CMS)
Met deze voorziening is het mogelijk om webpagina's op basis van een zelf te definiëren expressie in een aparte zoekindex op te nemen (tevens voorziening om pagina van de algemene index uit te sluiten middels een expressie). Hierdoor is het voor websiteontwikkelaars mogelijk de verschillende indexen separaat te doorzoeken.
Mogelijkheid om vanuit de zoekresultaten in het DMS direct documenten te bewerken. In te schakelen middels een configuratieoptie.
Algemeen
Binnen formulieren schakelt, na het klikken, de "OK-knop" zichzelf uit. Hiermee wordt voorkomen dat een formulier ongewenst meerdere keren wordt verstuurd.
Inrichting
De zoekfunctie in de flexomgeving zoekt ook in php-velden, werkstroomevents en in code binnen BPMS-processen.
Alleen indexering van metadata (DMS)
Voorziening om het vullen van de zoekindex voor documenten te beperken tot de metadata. De inhoud van het document, wordt hiermee niet geindexeerd. Dit is in te schakelen per workflow middels een configuratieoptie.
Bulk upload alleen beschikbaar voor beheerders (DMS)
Deze configuratieoptie maakt de bulk uploadvoorziening alleen beschikbaar voor beheerders.
Onthouden van sorteerinstellingen per folder (DMS)
Als een gebruiker een folder in het DMS op een bepaalde manier sorteert (door te klikken op de namen van de kolommen), dan wordt de gebruikte sorteerinstelling de volgende keer dat de gebruiker dezelfde folder bezoekt weer toegepast. Ook is het mogelijk om een standaard sorteerinstelling vast te leggen, die gebruikt zal worden wanneer er geen opgeslagen instellingen per gebruiker, per folder gevonden kan worden.
Assistenten in het dossieroverzicht (DMS)
Ontwikkelaars kunnen in de Inrichtingsomgeving instellen dat bepaalde (daarvoor geschikte) DMS Assistenten ook zichtbaar worden in het dossieroverzicht.
Kiezen op welke velden gezocht kan worden (DMS en BPMS)
Per veld kan worden aangegeven of het wel, of niet moet verschijnen in het geavanceerde zoekscherm van het DMS en het BPMS.
Verplicht invullen eigenschappen bij upload (DMS)
Middels een configuratieoptie is in te stellen dat na het uploaden het verplicht is de betreffende metadata (afhankelijk van workflow) in te vullen voor de geüploade bestanden.
Het overzicht van recent gewijzigde DMS bestanden, biedt de mogelijkheid om alleen de door de gebruiker zelf gewijzigde bestanden te tonen (Hyperlink in de kop van het overzicht).
Wijzigingen aan de configuratiebestanden (myconfig/siteconfig) worden in een logboek bijgehouden. Er wordt gelogd wanneer (en door wie) de configuratie wordt aangepast, wat er precies is aangepast en tevens wordt in de tmp directory een extra historie aangelegd van alle versies.
Verbergen Inrichtingsomgeving
Middels deze configuratieoptie wordt de hyperlink naar de Inrichtingsomgeving verborgen.
In het blok "Document workflow" in het DMS kan een icoon met daarachter een hyperlink worden opgenomen. Door het aanzetten van deze configuratieoptie,, verschijnt in de workflow editor per workflow een extra "help link" optie, waarmee een hyperlink en een omschrijving kan worden toegevoegd aan de betreffende workflow. Het icoon wordt alleen getoond bij workflows waarvoor de link is ingevuld. De betreffende hyperlink wordt in een nieuw venster geopend.
Conditionele replicatie
Hiermee kan een replicatie worden gedefinieerd om een deel van een OpenIMS® systeem over te zetten naar een andere server. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om per document op basis van de workflow of folder te besluiten het wel of niet te repliceren. Voor uitleg en gebruik verzoeken wij u contact op te nemen met OpenSesame ICT B.V.. Met deze aanpassing is het onderscheid tussen slim en grondig vervallen en uit de gebruikersinterface verwijderd.
Uitbreiding zelftest
Diverse toevoegingen aan de zelftest (Controle configuratie OpenIMS®) waaronder: MySQL opties, WDDX test, (un)zip
Aanpassing aan de opties "/disableflex", "/showerrors", "/showforms" (etc.). Er verschijnt nu eerst een waarschuwing en een overzicht, voordat de opties daadwerkelijk aan en uit kunnen worden gezet.
Middels configuratieopties is het mogelijk per extensie aan te geven welke toepassing/applicatie dient te worden gestart voor het wijzigen of bekijken van het betreffende type bestand.
"Direct Edit" voor ontwikkelaars
In de Inrichtingsomgeving verschijnt nu achter elk codeblok een "Direct EDIT" knopje. Hiermee kan een nieuw venster worden geopend dat direct toegang geeft tot de betreffende code. In het venster zit een save knop, waarmee de code herhaald (edit-test-edit-test) kan worden aangepast. Tevens is de ruimte voor de code maximaal.
Tips:
Binnen Firefox is het handig om de link middels de SHIFT toets te openen om te voorkomen dat er binnen de pop-up een extra tab verschijnt.
N.B. als de achterliggende pop-up geopend blijft en later wordt afgesloten met de OK knop worden latere codewijzigen overschreven.
De hyperlink naar de concept of gepubliceerde versie van een document (MS Word, PDF of HTML versie) wordt in een nieuw venster geopend. Hierdoor blijft de werkomgeving van OpenIMS® beschikbaar in het huidige venster.
Indien OpenIMS gebruik maakt van een aparte conversieserver (MS Word / MS Visio) controleert de zelftest of de communicatie tussen de hoofdserver en de conversieserver goed functioneert.
Instelbaarheid nachtelijke verwerking
Het tijdstip waarbinnen de nachtelijke verwerking van OpenIMS (o.a. backups) plaatsvindt, is instelbaar middels de configuratie opties.
Nieuw veld voor Microsoft Word documenten in het DMS: [[[allocto]]]. Dit veld is op de gebruikelijke manier binnen Microsoft Word documenten te gebruiken. Het veld bevat de naam van degene aan wie het document is toegewezen.
Twee nieuwe velden voor Microsoft Word documenten in het DMS: [[[lastchangeddmy]]] en [[[lastchangedmdy]]]. Deze velden zijn op de gebruikelijke manier binnen Microsoft Word documenten te gebruiken. Beide velden tonen de datum, waarop het document het laatst is aangepast in verschillende datum formaten.
Mogelijkheid om voor het veldtype keuzelijst te kiezen voor een horizontale of verticale lijst met radiobuttons.
(De-)selecteren van zoekresultaten (DMS)
Mogelijkheid om bij het geavanceerde zoeken de gevonden documenten te selecteren of deselecteren.
Export geselecteerde bestanden (DMS)
Voorziening in het onderhoudscherm "Exporteer alle geselecteerde bestanden (DMS)", waarmee alle geselecteerde bestanden geëxporteerd kunnen worden. De bestanden worden op de server geëxporteerd naar een tijdelijke directory.
Mogelijkheid om bij het verplaatsen van documenten een opmerking toe te voegen. Deze opmerking wordt vermeld in de historie van de betreffende documenten.
Filtermogelijkheid in het veldenoverzicht. Per veld is het mogelijk een groep in te voeren. Op basis van deze groep kan er gefilterd worden.
Mogelijkheid om bij het wijzigen van de lokale beveiliging alleen de gebruikers te tonen, waarvoor lokale beveiliging actief is ("Toon alleen gebruikers met lokale groepen").
Filtervoorzieningen in het beheerscherm voor verkorte URL's.
Ondersteuning vCard logica voor applicaties en maatwerk.
Voorziening om in OpenIMS® een bedrijfslogo op te nemen. (zie configuratie)
Implementatie nieuwe zoekmachine. De engine van deze zoekmachine is sneller. Tevens biedt deze zoekmachine standaard ondersteuning voor het gebruik van wildcards (N.B.: Inzet van deze zoekmachine vereist ondersteuning van OSICT en veelal is een upgrade van MySQL vereist).
Mogelijkheid om bij zoekopdrachten eventuele spelfouten automatisch te herstellen (N.B.: Deze functionaliteit is vooralsnog experimenteel en kan in latere versies van OpenIMS wijzigen of vervallen!).
Nieuwe voorzieningen CMS
Voor webformulieren is de mogelijkheid toegevoegd om de ingevoerde gegevens te wissen.
Component "fotoalbum" waarmee op een webpagina een fotoalbum wordt getoond op basis van afbeeldingen in een folder in het OpenIMS DMS. Zie standaard componenten voor de details.
Component "htmlmailing". Met dit component kunnen bezoekers zich inschrijven voor een HTML nieuwsbrief. Tevens kan de beheerder middels dit component HTML nieuwsbrieven aanmaken en versturen. Zie standaard componenten voor de details.
Voorzieningen voor applicaties en maatwerk n.a.v. Microsoft's EOLAS Patch voor Internet Explorer.
Nieuwe voorzieningen DMS
Assistent "Thumbnails", waarmee een overzicht met thumbnails op basis van de afbeeldingen in de betreffende folder wordt weergegeven. Zie standaard componenten voor de details.
Mogelijkheid om bij het uploaden van meerdere bestanden aan te geven na het uploaden deze bestanden te selecteren voor verdere verwerking.
Assistent "Publiceer geselecteerde documenten", waarmee alle geselecteerde documenten kunnen worden gepubliceerd. Zie standaard componenten voor de details.
Ondersteuning voor OpenOffice documenten, spreadsheets en presentaties.
Hiermee kunnen bestanden beschikbaar worden gesteld via een (internationaal) netwerk van servers. Deze voorziening is bedoeld voor web (CMS) toepassingen, waarbij documenten (beheerd in het DMS) vanuit verschillende locaties moeten worden geraadpleegd. Om hiervan gebruik te kunnen maken dienen bestaande toepassingen/applicaties te worden aangepast (maatwerk).
Meervoudige DMS indexen (DMS)
Hiermee is het mogelijk meerdere full-text indexen (zoekmachine) bij te houden binnen het DMS. Afhankelijk van instelbare condities kan een gegeven document in extra indexen worden gezet.
Aanpassing operaties op geselecteerde bestanden (DMS)
In de "verplaats", "kopieer" en "verwijder" dialogen, wordt nu gevraagd hoe geselecteerde shortcuts verwerkt dienen te worden (negeren, verwerken of achterliggende bestanden verwerken). Deze vraag wordt alleen gesteld als er ook daadwerkelijk shortcuts geselecteerd zijn.
Wanneer operaties op een geselecteerd bestand niet kunnen worden uitgevoerd (bestand is in gebruik, onvoldoende rechten), wordt hiervan een gedetailleerde melding weergegeven.
Drag & Drop functionaliteit (DMS)
Door een bestand naar een folder te verslepen kan deze naar de betreffende folder worden verplaatst.
Middels $myconfig["???_sites"]["dragdrop"] = "yes"; kan dit worden ingesteld.
Aanpassing master/detail velden (BPMS)
Master/detail lijsten kunnen direct worden ingevuld als het hoofdformulier nog niet is opgeslagen.
Aanpassing template beheer (CMS)
Er is nu een beperkte voorziening voor de historie van CMS templates beschikbaar. Hiermee kunnen oude versies van een CMS template worden bekeken en eventueel worden hersteld.
Aanpassing webformulieren (CMS)
De volgorde van de velden in de verstuurde e-mail is gelijk aan de volgorde van de velden in het formulier.
Voor de naamgeving van de velden in de verstuurde e-mail wordt gebruik gemaakt van de titel van het veld, zoals deze bij de velddefinitie is opgegeven.
Nieuw veldtype taxonomie
Een taxonomie is een keuzelijst met meerdere hiërarchische niveaus. Het aantal niveaus mag per onderdeel van de taxonomie verschillen. Een taxonomie kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het modelleren van een organogram.
Voor velden van het type ‘kloon' kan nu onafhankelijk van het bronveld worden aangegeven of deze verplicht zijn.
Het is nu mogelijk het beheer van rechten te delegeren (niet meer de alles of niets benadering van het "system" recht). Indien een gebruiker op een lokaal beveiligde folder het "system" recht heeft mag de betreffende gebruiker nu de rechten van die lokaal beveiligde folder aanpassen. Hiermee kan bijvoorbeeld een projectmanager zelf de rechten op het eigen project dossier beheren. Het lokale system recht gaat overigens minder ver dan het globale system recht. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk de lokale beveiliging te verwijderen of aan subfolders lokale beveiliging toe te voegen met alleen het lokale system recht.
Er is een nieuwe voorziening "koppelingen" toegevoegd aan lokale beveiliging. Hiermee kan iedereen die in een bepaalde globale of standaard groep zit lokaal de rechten van een bepaalde groep krijgen. Voorbeeld: er is een globale groep aangemaakt voor een bepaalde afdeling "HRM medewerkers" en deze wil je allemaal tegelijk toegang geven tot een bepaald dossier, welke alleen voor HRM medewerkers bedoeld is. Als deze voorziening ondoordacht gebruikt wordt, kan dit wel tot gevolg hebben dat het overzicht over wie nu precies welke rechten heeft verloren raakt. Ons advies is om onderscheid te maken tussen groepen die een bepaalde groep mensen weergeven (afdelingen e.d.) en groepen die een bepaalde rol weergeven (lezer, auteur, manager e.d.) en dit ook duidelijk te maken middels de naamgeving van deze groepen.
Het "overzicht rechten" is sterk verbeterd. Met name lokale beveiliging wordt nu veel duidelijker en uitgebreider weergegeven en de layout is beter geschikt om uit te printen.
Kleine verbeteringen aan beveiliging
Het scherm om lokale beveiliging te beheren bevat nu een terug knop, net als het historie scherm.
In het scherm voor lokale beveiliging is nu zichtbaar in welke groepen iemand lokaal zit.
In het scherm voor lokale beveiliging zijn nu (bij meer dan 25 gebruikers) de zelfde sorteer en filter voorzieningen beschikbaar als in het scherm voor gebruikersadministratie. Doordat groepen nu meteen zichtbaar zijn is het nu dus ook mogelijk te filteren op alle personen die in een bepaalde groep zitten.
In het gebruikersscherm is nu zichtbaar in welke standaard of globale groepen iemand zit, door de muis boven de lokale of globale groepen link te hangen.
Het gebruikers overzicht in het scherm om groepen te beheren geeft nu zowel standaard, als globaal weer.
Optie om verwijderde bestanden (DMS) in sommige gevallen terug te halen
Deze optie is beschikbaar voor beheerders in het onderhoudsscherm.
Middels de "deleted objects" log (onderhoud > systeem logboeken) kan het ID van het document bepaald worden.
Het betreft hier een "best effort" voorziening, de enige gegarandeerde manier om verwijderde documenten terug te kunnen halen is het herstellen van een backup (bij voorkeur op een testomgeving).
Voorziening voor het aanbrengen van koppelingen en verbanden tussen documenten in OpenIMS® DMS
Middels voorgedefinieerde relaties in de configuratie (zie configuratie) kunnen bestanden aan elkaar gekoppeld worden. De koppelingen werken tweezijdig en kunnen meervoudig zijn.
Nieuw "moveto" recht in het DMS
Hiermee krijgt een gebruiker wel het recht om groepen bestanden te verplaatsen, maar niet alle andere zaken die met "newdoc" verbonden zijn.
Toevoeging snelkeuze ‘dir' bij de optie ‘Selecteren' in het ‘Documenten'-portlet. Hiermee worden alle documenten in de betreffende folder geselecteerd.
Toevoeging snelkeuze ‘alle' bij de optie ‘De-selecteren' in het ‘Documenten'-portlet. Hiermee worden alle documenten gedeselecteerd.
Mogelijkheid om bij documenten bij te houden door wie en wanneer het document is geraadpleegd
Dit overzicht kan worden bekeken middels de standaard DMS assistent ‘Lees historie'. N.B. dit werkt alleen in het DMS of in het CMS indien men gebruikt maakt van de document connector.
Component ‘HTML Filter (voorbeeld)' (speciale en ondersteunende functionaliteit)
Dit component bevat een filter voor het uitschakelen van VML voor illustraties in door Microsoft Word gemaakte webpagina's.
Daarnaast bevat het component een filter voor het zichtbaar maken van metadata uit documenten die door de OpenIMS® Webgenerator naar webpagina's zijn geconverteerd. (Voorwaarde is dat het originele document in het DMS de OpenIMS macro voor Microsoft Word bevat.)
Mogelijkheid om de zoekvoorziening van een website te voorzien van een thesaurus. U dient voor deze uitbreiding contact op te nemen met uw OpenIMS leverancier.
De web generator converteert een Microsoft Word document uit het DMS naar een enkele of meerdere webpagina's in het CMS. Klik hier voor meer informatie.
Bij het overzicht "In behandeling" in het DMS is er de mogelijkheid om, naast "algemeen" en een bepaald dossier, nu ook voor "alles" kiezen. Alle documenten in de dossiers en in de algemene structuur worden dan gezamenlijk getoond.
De fulltext zoekmachine van het DMS indexeert voortaan ook TXT bestanden (*.txt)
De ondersteuning voor CMS pagina's van de typen Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint en PHP Code is uitgeschakeld. Bestaande pagina's van deze typen blijven functioneren.
Ondersteuning voor Chinees, Koreaans en Japans door de CMS zoekmachine
Deze ondersteuning is ingebouwd in het standaard "search"- component. Het component ondersteunt gemengde vragen (m.a.w. Nederlands, Chinees etc. door elkaar heen). Deze aanpassing heeft geen invloed op het DMS.
Het is nu mogelijk bulk upload te gebruiken in plaats van de standaard upload voorziening. De bulk upload voorziening is beschikbaar voor alle gebruikers en is bedoeld voor het uploaden van grote hoeveelheden bestanden ineens. Bij het uploaden blijft de bestaande directory structuur behouden. De bulk upload voorziening is geschikt voor bestandverzamelingen tot ongeveer 1000 bestanden / 500 megabytes. Voor systeembeheerders is er een extra import voorziening. Hierbij worden de bestanden rechtstreeks geïmporteerd op de server, zonder gebruik te maken van de transfer agent. De import voorziening is geschikt voor bestandverzamelingen tot ongeveer 10.000 bestanden / 5 gigabytes. Zie de configuratie handleiding voor meer details.
OpenIMS® ondersteunt nu 3 scenario's: "none", "optional" en "required". Hiermee kan worden aangegeven of SSL vrijwillig of verplicht moet worden gebruikt. Zie de configuratie handleiding voor meer details. Daadwerkelijke ondersteuning van SSL is overigens iets wat binnen Apache moet worden geconfigureerd, hierbij is onder andere een SSL certificaat vereist.
Er is nu een icoon per record, waarmee een record direct bewerkt kan worden, vergelijkbaar met hoe dit in het DMS werkt.
Het is nu bij een keuzelijst (velden) mogelijk "meerdere keuze's" te selecteren.
Het is nu bij een keuzelijst (velden) mogelijk "overig" toe te staan.
Er is een nieuw veldtype "Koppeling (FK)", waarmee een koppeling (foreign key relatie) tussen 2 tabellen kan worden gelegd.
Er is een nieuw veldtype "Gekoppelde lijst (MD)" waarmee op basis van een "foreign key" relatie een "master detail" lijst in een formulier kan worden weergegeven.
Intelligentie in afbreekregels van kolommen, alles ziet er automatisch logisch uit, zowel met kleine als met grote hoeveelheden tekst
Bij velden van het type list is er nu een extra instelling om externe of juist interne waardes weer te geven.
Optie om tabellen te bundelen in groepen (maakt het BPMS interface een stuk overzichtelijker).
Formulieren en signaleringen werden voorheen verzonden namens mailer@osict.com. Dit leverde bij het beantwoorden van deze e-mails het probleem op dat de reactie werd verstuurd naar mailer@osict.com niet naar de persoon die het formulier had ingevuld of de veroorzaker van het signaal. Voor beide scenario's zijn de volgende oplossingen geïmplementeerd:
Binnen ingevulde formulieren wordt gezocht naar een e-mail adres in één van de velden. Het eerst e-mail adres dat als zodanig wordt herkend, wordt gebruikt als verzendadres van het formulier.
Het e-mail adres van de veroorzaker van de signalering, vaak de persoon die het document in behandeling heeft of een actie uitvoert, wordt gebruikt als verzendadres van de signalering.
In het CMS is een overzicht van verlopen pagina's beschikbaar. Verlopen pagina's zijn pagina's, waarbij het veld ‘Zichtbaar tot' is ingevuld met een datum in het verleden.
Nieuwe DATA omgeving voor het beheren van database tabellen.
Binnen de DATA omgeving een voorziening om nieuwe records toe te voegen.
Binnen de DATA en de PROCESS omgeving een voorziening om records te verwijderen.
Binnen de DATA en de PROCESS omgeving een voorziening om rechtstreeks de status van een record te wijzigen.
Vanuit BPMS geopende formulieren worden voortaan getoond als autosizing popup (gedachte is verder dat het betreffende formulier een bij BPMS passende layout gebruikt).
Sorteeroptie per kolom in, zowel DATA als PROCESS omgeving.
Automatisch een blader en een filter optie bij lijsten langen dan 25 items.
Een koppeling naar de dossier voorziening in het DMS.
Import en export voorziening BPMS
Import en export voorzieningen om gegevens van en naar Excel om te zetten.
Regels met sleutel vervangen de bestaande data.
Regels zonder sleutel voegen een nieuw record toe.
Detectie op (on)gewijzigde records.
Validatie op de structuur van de geïmporteerde spreadsheet.
Validatie op de juistheid van de kolommen van de geïmporteerde spreadsheet.
Validatie op geldige waarden binnen de geïmporteerde spreadsheet.
Validatie op het bestaan van de vermelde sleutels (visualid) van de geïmporteerde spreadsheet.
Beveiliging binnen BPMS
Volledige interactieve beveiligingseditor binnen de admin omgeving.
Het 'dataview' recht (Recht om records (data) te bekijken).
Het 'processview' recht (Recht om records (proces) te bekijken).
Het 'changestatus' recht (Recht om de status van een record te wijzigen).
Het 'add' recht (Recht om een record toe te voegen).
Het 'delete' recht (Recht om een record te verwijderen).
Het 'export' recht (Recht om data te exporteren).
Het 'import' recht (Recht om data te importeren).
Bij data toegang binnen de BPMS proces editor de mogelijkheid te bepalen welke gebruikers welk formulier krijgen.
Binnen een proces per gebruikt formulier binnen de BPMS proces editor aangeven welke gebruikers deze mogen gebruiken.
Binnen een proces per keuze de mogelijkheid aan te geven welke gebruikers deze mogen kiezen.
Veld type "master detail"
Met dit veld type kan een lijst binnen een record beheerd worden. Zie velden voor meer details.
De nieuwe MS-Word Macro ondersteund beveiligde MS-Word documenten. Beveiliging van MS-Word documenten wordt o.a. gebruikt om met behulp van MS-Word invulformulieren te maken.
Met $myconfig["xmlengine"] = "MYSQL"; kan MySQL gebruikt worden als "engine" voor XML object beheer. Zie de configuratie handleiding voor meer details.
Met $myconfig["sdexengine"] = "MYSQL"; kan MySQL gebruikt worden als "engine" voor XML indexen. Zie de configuratie handleiding voor meer details.
Indien $myconfig["xmlengine"] = "MYSQL"; en $myconfig["sdexengine"] = "MYSQL"; gelijktijdig actief zijn zal OpenIMS volautomatisch alle interne vragen ombouwen naar SQL Queries. Benodigde indexen, tabellen etc. worden door OpenIMS® volautomatisch aangemaakt.
Opmerking: Deze nieuwe engine is niet bedoeld als "vervanging" van de mogelijkheid om (delen van) het XML universum te koppelen met externe Oracle, MySQL, SQL-Server etc. databases. De door OpenIMS® met de XML engine aangemaakte database, is ook niet bedoeld of geschikt voor directe benadering met SQL.
Met dit veld type kan een berekend veld gemaakt worden.
Veld type "foreign key"
Met dit veld type kan een verwijzing naar een andere tabel gelegd worden. Zie velden voor meer details.
Veld type "hyperlink"
Met dit veld type kan een hyperlink gemaakt worden, bestaande uit een titel en een url. Weergave wordt alleen ondersteund binnen de browser (CMS, BPMS e.d.) niet binnen externe documenten.
Veld type "image"
Met dit veld type kan een plaatje worden vastgelegd. Weergave wordt alleen ondersteund binnen de browser (CMS, BPMS e.d.) niet binnen externe documenten.
Veld type "html"
Met dit veld type kan html (met MS-Word) worden vastgelegd. Weergave wordt alleen ondersteund binnen de browser (CMS, BPMS e.d.) niet binnen externe documenten.
Met $myconfig["ftengine"] = "MYSQL"; kan MySQL gebruikt worden als "engine" voor de OpenIMS® full text search engine (zoekmachine). Zie de configuratie handleiding voor meer details.
Het is nu expliciet mogelijk een veld meerdere malen te gebruiken in workflow definities (m.a.w. de eigenschappen schermen van documenten en web pagina's), CMS formulieren en BPMS formulieren.
Dit is met name bedoeld voor het indelen van documenten in categorieën, wanneer een document hierbij in meerdere categorieën tegelijk mag zitten.
Indien in het geavanceerde zoekscherm (DMS) expliciet in het betreffende veld gezocht wordt, worden alle exemplaren doorzocht. Zo kunnen dus bijvoorbeeld alle documenten in een bepaalde categorie opgespoord worden, ook als documenten in meerdere tegelijk mogen zitten.
In het achterliggende XML object worden de extra velden opgeslagen met een __2, __3 e.d. achter de interne veldnaam. Het eerste (basis) veld wordt zonder toevoeging opgeslagen.
Een veld mag maximaal 10 keer tegelijk gebruikt worden.
OPMERKING: als een veld meervoudig gebruikt wordt, dan wordt dit alleen als zodanig herkend door dynamische formulieren (eigenschappen schermen, CMS en BPMS formulieren). Op andere plaatsen (E-mail generator, CMS pagina's, CMS vormgevings templates en Word, Excel, PowerPoint en AutoCAD integratie macro's), wordt alleen de eerste instantie van een velddefinitie gebruikt. Op deze andere plaatsen kunnen velden dus gerust meerdere malen gebruikt worden zonder dat dit ongewenste bijeffecten kan hebben.
Veld type "kloon"
Met het type "kloon" kunnen alle eigenschappen van een veld een automatisch kopie van een ander veld zijn.
Als de titel niet is ingevuld, wordt deze overgenomen van de bron, als deze wel is ingevuld wordt de titel van de kloon gebruikt.
Klonen mag maximaal 10 niveaus diep gaan.
Veld type "code"
Met het type "code" kunnen velden met een in PHP gedefinieerde afhandeling worden aangemaakt. Zie voor details de in de betreffende voorziening ingebouwde documentatie.
Nieuwe instelling $myconfig["???_sites"]["projectfilter"] waarmee "Per project" kan worden uitgeschakeld. Zie de configuratie handleiding voor meer details.
Nieuwe instelling $myconfig["???_sites"][" autolaunchnewdocument"] waarmee nieuwe documenten automatisch kunnen worden geopend. Zie de configuratie handleiding voor meer details.
In het actieblok (rechts boven) is een "E-mail" optie toegevoegd.
De e-mail wordt aangemaakt in de lokale e-mail applicatie (meestal Outlook of Outlook Express). En kan daar vervolgens worden aangepast en verzonden.
Het onderwerp (subject) kan gevuld worden met een eigenschap naar keuze, bijvoorbeeld de naam van het document.
De e-mail zelf bevat naar keuze een hyperlink naar de concept of gepubliceerde versie van het document.
Verder bevat de e-mail alle ingevulde eigenschappen van het document.
Er is een limiet op de omvang van de e-mail van ongeveer 1500 tekens. Mocht de eigenschappen informatie te groot zijn, dan wordt deze afgebroken en worden 3 punten, ..., aan het einde van de e-mail geplaatst.
Er is een nieuw standaardcomponent Uw e-mail adres: waarmee een nieuwsbrief, waarvoor bezoekers zich kunnen inschrijven kan worden gemaakt; zie standaard componenten voor de details.
Er is een nieuw standaardcomponent [[[clone:]]], waarmee een automatisch bijgewerkte kopie van een bepaalde pagina kan worden gemaakt, zie standaard componenten voor de details. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een webpagina op één plaats te beheren en op meerdere plaatsen te tonen.
Om deze voorziening mogelijk te maken is het maatwerk mechanisme uitgebreid met $context["fllexparams"]. Zie $context voor de details.
CMS spring (jump) component
Er is een nieuw standaardcomponent, waarmee een pagina automatisch doorspringt naar een andere pagina, zie standaard componenten voor de details.
Deze voorziening is optioneel, zie $myconfig["???_sites"]["multifile"] in configuratie handleiding voor details over het activeren van deze voorziening.
Er is een "download" voorziening, waarmee alle geselecteerde bestanden worden opgehaald.
De download folder is standaard c:\imstrans, met $myconfig["???_sites"]["imstrans"] kan een alternatieve locatie worden benoemd.
De download folder wordt aan het begin van de download leeg gemaakt.
De korte titel (en dus niet de interne bestandsnaam) wordt gebruikt als bestandsnaam. Eventuele naamsconflicten worden opgelost met volgnummers.
De download voorziening neemt per bestand de meest recente (concept) versie.
Deze voorziening is optioneel, zie $myconfig["???_sites"]["multifile"] in configuratie handleiding voor details over het activeren van deze voorziening.
Per bestand verschijnt een checkbox, waarmee een bestand kan worden geselecteerd of gedeselecteerd.
Er is een "selecteer" voorziening, waarmee alle bestanden in de huidige folder of in de huidige en onderliggende folders kunnen worden geselecteerd.Er is een "deselecteer" voorziening, waarmee alle bestanden die geselecteerd zijn, in de huidige folder staan of in de huidige en onderliggende folders staan kunnen worden gedeselecteerd.
Er is een "rapport" voorziening, waarmee een overzicht van alle geselecteerde bestanden wordt weergegeven.
Er is een "snapshot" voorziening, waarmee een afslag van alle geselecteerde documenten wordt gemaakt. Deze kan op een later tijdstip worden gebruikt om de toestand van het moment van de snapshot te reproduceren. Hierbij is het ook mogelijk de (versies van) bestanden op het moment van de snapshot te bekijken. De werking van deze voorziening is wel afhankelijk van een eventueel opschoonbeleid van oude versies van bestanden.
OpenIMS® toont standaard geen foutmeldingen in de browser. Bij het ontwikkelen van maatwerk kan het echter prettig zijn als OpenIMS® juist wel alle foutmeldingen toont. Met http://www.mijnsite.com/showerrors kan het tonen van foutmeldingen worden ingeschakeld. Met http://www.minsite.com/hideerrors wordt het juist weer uitgeschakeld. Deze voorziening werkt door middel van cookies en dient dus voor elk domein apart te worden in of uitgeschakeld.
Gebruiksrecht op CMS templates.Het is nu mogelijk per CMS template vast te leggen welke gebruikersgroepen deze mogen gebruiken. Standaard mogen alle groepen (ook nieuwe) alle templates gebruiken. Indien geen aandacht geschonken wordt aan deze voorziening, zijn er dus geen beperkingen op het gebruik van templates.
Automatische signalering (rappel). Het is nu mogelijk in een workflow (werkstroom) automatische signalering aan te zetten. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om automatisch een signaal te krijgen bij documenten of webpagina's die langer dan een bepaalde tijd niet gewijzigd zijn (controle of de informatie nog juist is). Het kan ook gebruikt worden om te controleren of een document of webpagina niet te lang blijft "steken" in een bepaald stadium (bijvoorbeeld "ter controle"). Per status kan in de workflow automatische signalering worden ingeschakeld en geconfigureerd. Bij signalering kan de status van het document automatisch worden aangepast en kan automatisch een e-mail worden verzonden. Er kan tevens een cc worden verzonden om bijvoorbeeld te rapporteren of escaleren naar het management. Door het introduceren van extra statussen in een workflow kan in combinatie met "in behandeling" een overzicht van "probleemgevallen" gemaakt en beheerst worden. Het automatisch signaal kan op dagbasis worden geconfigureerd (bijvoorbeeld op 7 dagen om een week reactietijd in te stellen). OpenIMS® doet eens per uur een controle op alle automatische signalen.
Korte url's. Aan het CMS is een module "korte url's" toegevoegd. Met deze module kunnen korte url's gekoppeld worden aan willekeurige web pagina's. Zo kan bijvoorbeeld www.onzesite.nl/nieuws direct naar de juiste nieuws pagina worden doorgeleid. Er mag verwezen worden naar pagina's buiten de huidige site.
PHP editor. Er is een nieuw setting "edit_php", waarmee een alternatieve editor voor PHP pagina's kan worden ingesteld. Zie de configuratie handleiding voor meer details.
Binnen admin, een nieuwe voorziening voor het gestructureerd beheren van maatwerk
CMS Module ondersteuning omgezet naar deze nieuwe omgeving.
De “mixer” binnen het CMS template management is hiermee vrijwel overbodig geworden. Alleen voor transformaties (bijvoorbeeld color renaming) is deze nog nodig.
Binnen de AutoCAD tekening moet een speciale macro actief zijn (http://www.openims.com/install/autocad.txt), handigste is het natuurlijk dit in de templates te verwerken.
De macro is getest vanaf AutoCAD 2000.
Het meest praktische is om binnen AutoCAD de macro waarschuwingen uit te schakelen, als tenminste een recente virusscanner beschikbaar is.
Binnen de AutoCAD tekening kunnen tekstobjecten (Draw->Text->Single Line Text) gemaakt worden met velden er in ( [[[version:]]] [[[productcode:]]] etc.).
Let op dat het werkt met single line text (dus niet multi line text, wat default is in AutoCAD).
Alle eigen metadata wordt volledig ondersteund ( [[[productcode:]]] [[[projectnummer:]]] ) etc.
Er is een speciaal veld [[[version:]]] wat de versie van een tekening bevat.
Na het toevoegen van velden moet de tekening worden afgesloten en opnieuw geopend om de velden te activeren.
De velden worden bijgewerkt bij het in AutoCAD laden van een tekening.
Microsoft Word metadata ondersteuning DMS
Binnen Microsoft Word moet een speciale macro actief zijn (http://www.openims.com/install/msword.txt).
Het meest praktische is om de macro waarschuwingen uit te schakelen, als tenminste een recente virusscanner beschikbaar is.
Alle eigen metadata wordt volledig ondersteund ( [[[productcode:]]] [[[projectnummer:]]] ) etc.
Er is een speciaal veld [[[version:]]] wat de versie van een document bevat.
Na het toevoegen van velden moet het document worden afgesloten en opnieuw geopend om de velden te activeren.
De velden worden bijgewerkt bij het laden van een document.
Microsoft Excel metadata ondersteuning DMS
Binnen de Microsoft Excel moet een speciale module beschikbaar zijn (http://www.openims.com/install/msexcel.txt).
Deze moet als MODULE in Excel gehangen worden (insert module in de VBA editor).
Met OPENIMS_GetMeta("name",ASELECT()) kan een OpenIMS® element in Excel gebruikt worden.
Het meest praktische is om de macro waarschuwingen uit te schakelen, als tenminste een recente virusscanner beschikbaar is.
Alle eigen metadata wordt volledig ondersteund ( "productcode" "projectnummer" ) etc.
Er is een speciaal veld "version" wat de versie van een document bevat.
Nieuwe CMS "module" optie in "nieuw" en "eigenschappen"
Met deze optie kan functionaliteit aan webpagina's worden toegevoegd.
Het geheel is gebaseerd op "FLEX modules" die zowel op core als op sitecollection (opdrachtgever) niveau kunnen worden gedefinieerd.
OpenIMS® detecteert automatisch welke FLEX modules aanwezig zijn en integreert ze in OpenIMS®.
Waarschuwing: Module gerelateerde data (inhoud van forums, telefoonboeken e.d.) is NIET onderhavig aan het publicatiemechanisme.
Reacties module in CMS
Met deze module kunnen bezoekers onder aan een pagina reageren op de pagina.
In concept mode verschijnen er extra opties om reacties aan te passen of te verwijderen.
Forum module in CMS
Met deze module kan op een pagina een discussieforum geplaatst worden.
In concept mode verschijnen er extra opties om onderwerpen of berichten aan te passen of te verwijderen.
Mini database module in CMS
Met deze module kan een pagina met een kleine database gemaakt worden.
Het beheren van de database gaan door middel van het CSV formaat met bijvoorbeeld Microsoft Excel (houdt daar bij het afsluiten van Excel rekening mee).
De module ondersteund opvragen met termen (janssen) of delen van termen (jan) en genereert een tabel met overeenkomende regels.
In het onderhoudsscherm zijn nu 2 opties beschikbaar: "Wijzig machine configuratie" en "Wijzig configuratie sitecollectie".
Naast de al bestaande myconfig.php (die nu via "Wijzig machine configuratie" benaderd kan worden) is er nu dus "Wijzig configuratie sitecollectie".
De sitecollectie configuratie wordt opgeslagen in de config subdirectory van de OpenIMS® root.
Al met al zorgt dit er voor dat ook als een site(collectie) over meerdere machines verspreid staat er toch maar 1 configuratie is voor al deze instanties. Dit vereenvoudigt beheer en voorkomt inconsistenties.
Zie de configuratie handleiding voor meer details.
Binnen de workflow definitie kan nu per workflow metadata worden benoemd (voor zowel CMS als DMS).
Per veld kan nu een titel worden vastgelegd (onder andere voor foutmeldingen).
Met {{{veldnaam:}}} kun je de titel van een veld weergeven in een formulier, op deze wijze kan op één plek de titel worden onderhouden, vanzelfsprekend is dit optioneel, je kunt ook gewoon tekst typen.
Je kunt bij velden nu aangeven dat ze verplicht zijn.
Bij velden kan nu ook een validatie worden vastgelegd, de validatie vindt plaats op de server en kan dus bijvoorbeeld ook gekoppeld zijn met databases.
Het is nu mogelijk de tekst op de OK en CANCEL buttons te beïnvloeden (ze verliezen dan wel hun meertaligheid). Voorbeeld: [[[ok:Bevestigen]]].
Er is een nieuwe button [[[reset:]]] ("Herstellen") welke de invoer herstelt.
"Recent gewijzigd" voorziening in zowel CMS als DMS. Deze functie gebruikt het XML indexeringsmechanisme en is dus ook snel met miljoenen documenten in OpenIMS.
Ondersteuning meertaligheid voor alle OpenIMS producten
In alle OpenIMS interfaces zijn rechts bovenin vlaggen toegevoegd waarmee een taal kan worden gekozen.
Standaard worden Nederlands (nl) en Engels (en) ondersteund.
De taalkeuze is gebruiker gebonden.
Er is een nieuwe parameter in myconfig.php, "defaultlanguage", waarmee de standaard taal voor een server kan worden gekozen.
De onderliggende engine ondersteunt een onbeperkt aantal talen.
De engine heeft een interface met de AltaVista BabelFish SOAP service van Xmethods voor automatische vertaling naar Frans, Spaans, Duits, Portugees, etc.
Indien gebruik gemaakt wordt van automatische vertaling zal OpenIMS in eerste instantie vertragen omdat alle vertalingen moeten worden opgebouwd.
Alleen user interface elementen worden vertaald, gegevens (workflow elementen of namen van folders en documenten) niet. Vertaling hiervan is een kwestie van het kopiëren van een workflow en het vertalen van de gebruikte termen.
