Backup procedure

Backups

Deugdelijke backups zijn van het grootst mogelijke belang. OpenIMS is gemaakt om aan te kunnen sluiten op bestaande tools en procedures welke binnen de organisatie reeds aanwezig zijn. We adviseren minimaal dagelijkse offsite backups met een bewaartermijn van minimaal 2 maanden en regelmatige cold restore tests. Optimaal is wat ons betreft de inzet van een standby/uitwijk omgeving in op een andere locatie dan de productieomgeving. OpenIMS beschikt standaard over replicatie voorzieningen (OpenIMS Active Cluster) welke hiervoor kunnen worden ingezet.

Standby

OpenSesame ICT adviseert met klem om altijd een standby omgeving in te richten, bijvoorbeeld op basis van OpenIMS Active Cluster, op een fysiek andere locatie. OpenSesame ICT kan dit, indien gewenst, ook faciliteren. Dit minimaliseert zowel dataverlies als downtime bij calamiteiten. Zonder standby omgeving kan, aangenomen dat er dagelijkse backups zijn, tot 24 uur data verloren gaan. Zonder standby omgeving kunnen hersteltijden van grote systemen oplopen tot meerdere dagen of zelfs meerdere weken.

Windows installaties

Installaties op Microsoft Windows systemen worden over het algemeen uitgevoerd over twee partities. 
De eerste partitie (vaak de C:\ -schijf) is vaak de partitie waarop het operating system is geinstalleerd. Primair worden hier de statische onderdelen van OpenIMS geinstalleerd, waaronder Apache, PHP, MySQL*, XHTML, XPDF, AntiWord, etc... Deze onderdelen wijzigen bij het gebruik van OpenIMS niet. Wij adviseren voor deze partitie een eenmale backup (Ghost Image). Wanneer aan deze onderdelen wijzigingen plaatsvinden, bijv. updates van het operating system, instelling in php.ini of httpd.conf, dient deze backup opnieuw te worden gemaakt.
(* MySQL data directory wordt verplaatst naar de D:\ schijf)

 

De tweede partitie wordt gebruikt voor installatie van de dynamische onderdelen van OpenIMS. De documentroot van Apache, de OpenIMS directory zelf en de MySQL data directory. Wij adviseren deze partitie mee te nemen in de vaste (dagelijkse) backupvoorziening.
OpenIMS maakt onderscheidt tussen de documenten (webpagina’s en documenten in het DMS) en de beschrijvende data (XML). Deze beschijvende data bevat onder meer de metadata, gebruikers, groepen, workflows, folderstructuren etc...  Deze data wordt opgeslagen in de MySQL database. Een backup van deze data wordt ’s nachts automatisch door het systeem in de OpenIMS directory gezet (d:\openims\backups). De backups van de afgelopen 16 dagen worden bewaard. Omdat deze in de OpenIMS directory worden geplaatst zullen deze automatisch worden meegenomen in de vaste (dagelijkse) backupvoorziening. Instructies voor het gebruik van deze backupvoorziening kunt u vinden in de OpenIMS beheerdershandleiding (uitgereikt tijdens de installatie door uw OpenIMS leverancier).

We adviseren om ook altijd een aparte backup van de MySQL database te maken. Voor de procedures om een backup te maken van de MySQL database verwijzen we naar de documentatie van MySQL. Voor versie 5.1 is die te vinden op http://dev.mysql.com/doc/refman/5.1/en/backup-and-recovery.html 
Het kan zijn dat de door u gebruikte backuptools ondersteuning hebben voor het maken van een backup van MySQL. Zo heeft bijvoorbeeld Arkeia een MySQL module. Graag verwijzen we u naar de documentatie van de door u gebruikte backupoplossing.

 

Bij het maken van backups mag u de "tmp" en de "dfc" subdirectories van de OpenIMS-directory overslaan.  Bijvoorbeeld: als OpenIMS geinstalleerd is in D:\OpenIMS, dan mag u D:\OpenIMS\tmp en D:\OpenIMS\dfc overslaan.

 

Tijdens de installatie van OpenIMS worden bovenstaande instructies vermeld en toegelicht. Mocht uw installatie afwijken van het bovenstaande adviseren wij u bij vragen of onduidelijkheden direct contact met uw OpenIMS leverancier op te nemen.

 

Linux installaties

Er kan voor OpenIMS een aparte partitie worden aangemaakt. Hierop kan de openims directory (de documentroot van de webserver) en de MySQL database directory worden gezet. Wij adviseren deze partitie mee te nemen in de vaste (dagelijkse) backupvoorziening. Om performance redenen raden wij aan de “noatime” parameter mee te geven aan de /etc/fstab entry van die partitie.

De eerste partitie is vaak de partitie waar het operating system op is geïnstalleerd. Primair worden hier de statische onderdelen van OpenIMS geinstalleerd, waaronder Apache, PHP, MySQL*, XHTML, XPDF, AntiWord, etc... Deze onderdelen wijzigen bij het gebruik van OpenIMS niet. Wij adviseren voor deze partitie een eenmale backup. Wanneer aan deze onderdelen wijzigingen plaatsvinden, bijv. updates van het operating system, instelling in php.ini of httpd.conf, dient deze backup opnieuw te worden gemaakt.

 

OpenIMS maakt onderscheidt tussen de documenten (webpagina’s en documenten in het DMS) en de beschrijvende data (XML). Deze beschijvende data bevat onder meer de metadata, gebruikers, groepen, workflows, folderstructuren etc...  Deze data wordt opgeslagen in de MySQL database. Een backup van deze data wordt ’s nachts automatisch door het systeem in de OpenIMS directory gezet (......./openims/backups). De backups van de afgelopen drie dagen worden bewaard. Omdat deze in de OpenIMS directory worden geplaatst zullen deze automatisch worden meegenomen in de vaste (dagelijkse) backupvoorziening. Instructies voor het gebruik van deze backupvoorziening kunt u vinden in de OpenIMS beheerdershandleiding (uitgereikt tijdens de installatie door uw OpenIMS leverancier).

 

We adviseren om ook altijd een aparte backup van de MySQL database te maken.  Voor de procedures om een backup te maken van de MySQL database verwijzen we naar de documentatie van MySQL. Voor versie 5.1 is die te vinden op http://dev.mysql.com/doc/refman/5.1/en/backup-and-recovery.html 

Het kan zijn dat de door u gebruikte backuptools ondersteuning hebben voor het maken van een backup van MySQL. Zo heeft bijvoorbeeld Arkeia een MySQL module. Graag verwijzen we u naar de documentatie van de door u gebruikte backupoplossing.

 

Bij het maken van backups mag u de "tmp" en de "dfc" subdirectories van de OpenIMS-directory overslaan.  Bijvoorbeeld: als OpenIMS geinstalleerd is in /openims, dan mag u /openims/tmp en /openims/dfc overslaan.

 

Tijdens de installatie van OpenIMS worden bovenstaande instructies vermeld en toegelicht. Mocht uw installatie afwijken van het bovenstaande adviseren wij u bij vragen of onduidelijkheden direct contact met uw OpenIMS leverancier op te nemen.

 

Terugzetten van backups

Het is aan te raden om het terugzetten van backups eerst een keer te testen, en om altijd eerst een backup te maken alvorens een backup terug te zetten. We adviseren dan ook om eens per kwartaal een cold restore test uit te voeren.

 

Indien u backups van MySQL en van de OpenIMS-directory heeft:

• Zet de MySQL-backup terug volgens de methode die past bij de gekozen backupprocedure.
• Zet de inhoud van de OpenIMS-directory terug.  Als de MySQL-backup en de OpenIMS-directory-backup niet op hetzelfde tijdstip gemaakt zijn, kies dan bij voorkeur een OpenIMS-directory-backup die iets recenter is dan de MySQL-backup.

Een gewone kopie van de MySQL-data directory, die gemaakt is terwijl de server draaide, is geen bruikbare MySQL backup!

 

Indien u alleen backups van de OpenIMS-directory heeft.

• Zet de inhoud van de OpenIMS-directory terug.  Als u restored naar een "lege" omgeving, dan dient u de "metabase"-directory (subdirectory van de OpenIMS-directory) niet te restoren.  Volg in zo'n geval de instructies in de installatiehandleiding voor het aanmaken van een MySQL-database en voor het configureren van OpenIMS voor het gebruik van MySQL, alvorens u de XML-backup terugzet.
• Ga in de beheeromgeving van OpenIMS naar Onderhoud, en klik op "Restore XML".  Zet de meest recente XML-backup uit dit lijstje terug. 
• Het terugzetten van de XML-backup loopt in de achtergrond.  U kunt zien of dit proces nog bezig is, door de link "Toon alle lopende systeemprocessen" te gebruiken.  Het is mogelijk dat u tijdens het terugzetten van de XML-backup een "Access denied"-foutmelding krijgt.

 

Indien u een backup restored in een "lege" omgeving (datamigratie), moet u tevens na afloop de onderstaande knoppen aanklikken in het scherm Admin > Onderhoud.

• Re)genereer full text indexen alle sitecollecties.  Let op: dit kan even duren.  Terwijl dit bezig is zal de zoekmachine geen of te weinig resultaten teruggeven.
• (Re)genereer alle XML indexen
• (Re)genereer de FLEX code cache

In sommige situaties is het voldoende om alleen de database-backup terug te zetten, en niet de OpenIMS-directory-backup.  Overleg eventueel met OpenSesame over wat de beste restore-methode is in uw situatie.